Hoe organiseer je een rockopera?

Een rockopera organiseren begint niet bij de repetitie, maar bij de combinatie van voorstelling, locatie en techniek. Leg eerst vast hoeveel spelers, muzikanten en crew je nodig hebt en welke technische eisen daarbij horen. Daarna bouw je de planning op rond rechten, ticketverkoop, vervoer, catering en publieksontvangst. De meeste problemen ontstaan wanneer de technische rider te laat binnenkomt of scèneovergangen niet zijn uitgewerkt. Met een vast draaiboek en duidelijke contactlijst houd je de uitvoering beheersbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorstelling en programma bepalen
2 personen
3
Artiesten en crew bevestigen
2 personen
4
Muziekrechten controleren
5
Technische rider verzamelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Ticketverkoop openen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
2 personen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
2 personen
13
Technieklevering reserveren
2 personen
14
Artiestenvervoer vastleggen
15
Draaiboek afdrukken
16
Contactlijst afdrukken
17
Podiumindeling uitwerken
2 personen
18
Microfoonplan uitwerken
2 personen
19
Lichtplan uitwerken
2 personen
20
Scèneovergangen uitwerken
3 personen
21
Programma en route printen
2 personen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen
24
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Techniek en kabels controleren
3 personen
27
Decorstukken controleren
2 personen

Event

28
Artiestenruimte inrichten
2 personen
29
Podium opbouwen
6 personen
30
Dranghekken plaatsen
3 personen
31
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Instrumenten klaarzetten
3 personen
35
Decor en achterdoek plaatsen
3 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
39
Incheckbalie inrichten
2 personen
40
Geluidslijn controleren
3 personen
41
Lichtstanden testen
3 personen
42
Microfoons testen
3 personen
43
Instrumenten stemmen
3 personen
44
Technische repetitie uitvoeren
8 personen
45
Scèneovergangen repeteren
8 personen
46
Artiestencatering serveren
3 personen
47
Pauzeruimte controleren
2 personen
48
Publieksingang openen
3 personen
49
Bezoekers inchecken
4 personen
50
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
51
Garderobe bemannen
2 personen
52
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
53
Openingsmuziek starten
2 personen
54
Eerste akte begeleiden
5 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauzebuffet serveren
4 personen
57
Zaal en toiletten controleren
2 personen
58
Tweede akte begeleiden
5 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Finale en applaus begeleiden
4 personen
61
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
62
Artiesten bedanken
2 personen
63
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
64
Catering afbouwen
3 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
66
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Instrumenten inpakken
4 personen
68
Podium en decor afbreken
6 personen
69
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Zaal schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Garderobe opruimen
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen
76
Geleende spullen sorteren
2 personen
77
Apparatuur retourneren
3 personen
78
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Regietafelaantal 2
Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Dranghekkenaantal 12
Kabelgotenaantal 20

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 12
DI-boxenaantal 6
Koptelefoonsaantal 4
Laptop voor afspelen
Intercomsetsaantal 4
Verdeelblokkenaantal 6
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Gaffer tapeaantal 10
Reservebatterijenaantal 40
Elektrische gitaaraantal 2
Basgitaar
Gitaarversterkersaantal 3
Basversterker
Drumstel
Keyboardaantal 2
Keyboardstandaardsaantal 2
Gitaarstandaardsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 8

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 12
Moving headsaantal 4
Volgspot
Lichtstatievenaantal 4
Lichtconsole
DMX-kabelsaantal 15

Decoratie

Zwart achterdoek
Podiumdoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 30

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 8

Organisatie

Polsbandjesaantal 220
Entreebadgesaantal 30
Kassa
Wisselgeldkist
Pinnenapparaataantal 2
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Polsbandjesscharenaantal 2

Garderobe

Garderobenummersaantal 250
Kledinghangersaantal 220
Garderobebakjesaantal 8

Tips

Vraag de technische rider direct op nadat artiesten en crew zijn bevestigd. Controleer daarin onder meer de mengtafel, PA-speakers, subwoofers, microfoons, monitoren en benodigde stroom; pas daarna reserveer je de technieklevering.
Werk de podiumindeling uit vóór je het microfoon- en lichtplan afrondt. Noteer per scène waar podiumdelen, trappen, versterkers, microfoonstatieven en kabelgoten staan, zodat overgangen niet tijdens de voorstelling moeten worden bedacht.
Plan muziek- en repetitierechten ruim vóór de ticketverkoop opent. Wacht niet tot de laatste maand met controleren welke toestemming nodig is voor de gekozen muziek en voorstelling.
Maak de publieksplanning uiterlijk twee weken vooraf concreet. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen, controleer de cateringhoeveelheden en zorg dat naamkaartjes, route-informatie en publieksontvangst op dezelfde contactlijst staan.
Print op de uitvoeringsdag minstens één draaiboek en één contactlijst per sleutelrol. Voeg een apart schema toe voor artiestenvervoer en scèneovergangen; juist die informatie ontbreekt vaak wanneer een telefoon leeg is of iemand niet bereikbaar is.

Veelgestelde vragen

Waar begin je met het organiseren van een rockopera?: Begin met datum en locatie en leg daarna de voorstelling, het programma, de artiesten en de crew vast. Verzamel binnen de eerste week de technische rider, zodat je podium, geluid, licht en stroom op tijd kunt plannen.
Hoe lang van tevoren moet je een rockopera organiseren?: Reken op minimaal zes maanden voor een productie met ticketverkoop, muziekrechten en externe techniek. Reserveer artiesten, locatie en techniek bij voorkeur vier tot vijf maanden vooraf; open de kaartverkoop pas zodra programma en capaciteit vaststaan.
Welke techniek heb je nodig voor een rockopera?: Dat hangt af van de rider, maar controleer in elk geval mengtafel, PA-speakers, subwoofers, podiummonitoren, microfoons, DI-boxen, versterkers en stroomverdeling. Leg uiterlijk vier weken voor de voorstelling vast wie levert, opbouwt en bedient.
Wanneer regel je catering voor een rockopera?: Reserveer catering zodra het programma en de bezetting bekend zijn, meestal vier tot zes weken vooraf. Sluit de aantallen en dieetwensen uiterlijk één week voor de voorstelling af en plan eten en drinken ook voor artiesten en crew tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.