Robotkamp organiseren: checklist en planning

Een Robotkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen robotbouwsets klaarleggen. Je regelt vooraf deelnemers, toestemmingen, noodcontacten, teams en een programma met duidelijke robotopdrachten. Op de dag zelf moeten werkstations, tablets, laptops, accu’s en wedstrijdmateriaal tegelijk klaarstaan. Gebruik deze checklist om terug te plannen vanaf de starttijd en controleer vooral apparatuur, stroom en registratie ruim voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Noodcontacten bundelen
Teams en begeleiders indelen
2 personen
Robotopdrachten voorbereiden
3 personen
Programmeerkaarten printen
Naamlabels en teamkaarten maken
Apparatuur testen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen per team sorteren
3 personen
Robotaccu's opladen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Werkstations inrichten
4 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Programma en regels uitleggen
2 personen
Teams samenstellen
3 personen
Robotonderdelen uitdelen
4 personen
Robotbouw begeleiden
6 personen
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Robotprogramma's testen
5 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
4 personen
Allergievrije maaltijden uitdelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Robotwedstrijd begeleiden
5 personen
Finalescores registreren
2 personen
Presentaties begeleiden
3 personen
Prijzen en certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Werkstations leegmaken
4 personen
Robotonderdelen tellen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
Ouders een bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Robotbouwsetsaantal 10
Tabletsaantal 10
Laptopsaantal 4
USB-opladersaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Beamer
Projectiescherm
Draadloze speaker
Microfoon

Sportmateriaal

Wedstrijdmat
Pionnenaantal 20
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Afzetlintaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Sserveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 20
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Naamlabelsaantal 40
Teamkaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 30
Vlaggenlijnaantal 3
Certificatenaantal 35
Prijzenaantal 10

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Maak het programma minstens één week vooraf en plan per robotopdracht een korte uitleg, bouwtijd en testmoment. Zo voorkom je dat teams bij één onderdeel achterlopen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk drie dagen vooraf. Controleer ook telefoonnummers, toestemmingen en noodcontacten voordat je de teamindeling maakt.
Test laptops, tablets, beamer, speaker en microfoon minimaal één dag eerder. Laad alle robotaccu’s volledig op en leg per werkstation een USB-oplader, stekkerdoos en verlengkabel klaar.
Sorteer de materialen per team voordat je de zaal inricht. Leg robotbouwsets, programmeerkaarten, naamlabels en teamkaarten apart klaar, zodat de registratie niet ophoudt door ontbrekende spullen.
Plan op de eventdag minstens 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor een veiligheidscontrole. Controleer kabels, afzetlint, looproutes, werkstations, wedstrijdmat en afvalbakken voordat deelnemers worden ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Robotkamp organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met datum, locatie, programma en uitnodigingen. Plan de definitieve teamindeling, dieetwensen en apparatuurcontrole in de laatste week.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Robotkamp op te bouwen?: Reken op minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, registratie en techniek. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor het testen van robots, beeld en geluid en voor de veiligheidscontrole.
Wanneer moet ik robotaccu's opladen voor een Robotkamp?: Laad de robotaccu’s de avond ervoor volledig op en controleer ze opnieuw tijdens de opbouw. Leg USB-opladers en een reserveoplossing klaar, zodat een leeg apparaat niet het programma onderbreekt.
Wat moet ik vóór de start van een Robotkamp controleren?: Controleer uiterlijk 30 minuten voor aanvang de aanwezigheid, noodcontacten, toestemmingen, teamkaarten en naamlabels. Test daarnaast elk werkstation, de wedstrijdmat, de stroomvoorziening en de microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.