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Organiser un camp de robotique sans rien oublier

Un camp de robotique demande plus qu’une pile de kits et quelques ordinateurs. Il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, les équipes, les épreuves et les postes de travail avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 52 tâches et 41 fournitures suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations au contrôle de sécurité. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents : batteries non chargées, contacts d’urgence incomplets ou matériel mélangé entre les équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le programme et le planning

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les coordonnées

    2 personnes

  • Collecter les autorisations

    2 personnes

  • Regrouper les contacts d’urgence

  • Répartir les équipes et les accompagnateurs

    2 personnes

  • Préparer les épreuves de robotique

    3 personnes

  • Imprimer les cartes de programmation

  • Créer les étiquettes nominatives et les cartes d’équipe

  • Tester l'équipement

    2 personnes

  • Confirmer les réservations

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Trier les fournitures par équipe

    3 personnes

  • Recharger les batteries des robots

    2 personnes

  • Refroidir la nourriture et les boissons

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les postes de travail

    4 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Expliquer le programme et les règles

    2 personnes

  • Former les équipes

    3 personnes

  • Distribuer les pièces du robot

    4 personnes

  • Accompagner la construction de robots

    6 personnes

  • Distribuer les boissons de la pause

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Tester les programmes de robot

    5 personnes

  • Mettre en place le buffet du dîner

    4 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Distribuer les repas sans allergènes

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Encadrer la compétition de robots

    5 personnes

  • Enregistrer les scores finaux

    2 personnes

  • Animer les présentations

    3 personnes

  • Remettre les prix et les certificats

    2 personnes

  • Faire partir les participants en toute sécurité

    3 personnes

Suivi

  • Vider les postes de travail

    4 personnes

  • Compter les pièces du robot

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Trier les objets perdus

  • Envoyer un message de remerciement aux parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 36
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 4

Équipement

  • Kits de construction de robotsqté 10
  • Tablettesqté 10
  • Ordinateurs portablesqté 4
  • Chargeurs USBqté 12
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Enceinte sans fil
  • Microphone

Matériel de sport

  • Tapis de compétition
  • Cônesqté 20
  • Mètres rubansqté 4
  • Chronomètresqté 4
  • Ruban de balisageqté 2

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de chefqté 3
  • Pinces de serviceqté 4
  • Louchesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 40
  • Assiettesqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Tasses à caféqté 20
  • Plateaux de serviceqté 8

Décoration

  • Étiquettes nominativesqté 40
  • Cartes d’équipeqté 12
  • Nappesqté 8
  • Ballonsqté 30
  • Guirlande de fanionsqté 3
  • Certificatsqté 35
  • Prixqté 10

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Pilesqté 24

Catering

  • Thermosqté 3
  • Carafes d’eauqté 4
  • Courses

Conseils

  • Fixez la date, le lieu et le programme au moins 6 à 8 semaines avant le camp. Gardez une marge pour confirmer les réservations et ajuster les épreuves de robotique.
  • Demandez les inscriptions, besoins alimentaires, autorisations et coordonnées d’urgence avant la dernière semaine. Relancez les familles dont le dossier reste incomplet 7 jours avant le début.
  • Testez les tablettes, ordinateurs portables, chargeurs, multiprises et vidéoprojecteur au moins 48 heures à l’avance. Rechargez les batteries des robots la veille et prévoyez les rallonges avant d’installer les postes.
  • Préparez une table d’inscription avec les étiquettes nominatives, les cartes d’équipe et la liste de présence. Répartissez les fournitures par équipe la veille pour éviter de perdre du temps au démarrage.
  • Faites le contrôle de sécurité avant l’accueil : câbles fixés, passages dégagés, tables stables et zones d’épreuve clairement délimitées. Installez aussi les glacières et la vaisselle avant l’arrivée des participants, pas pendant les premières activités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de robotique ?
Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et obtenir les autorisations nécessaires.
Que faut-il prévoir pour chaque équipe de robotique ?
Préparez un kit de construction, une carte d’équipe, des étiquettes nominatives et un poste de travail identifié. Triez les fournitures au moins 24 heures avant le camp afin que chaque équipe puisse commencer immédiatement.
Quand tester le matériel d’un camp de robotique ?
Testez tout le matériel 48 heures avant : robots, tablettes, ordinateurs, chargeurs, multiprises, vidéoprojecteur et sonorisation. Rechargez les batteries la veille et vérifiez à nouveau les branchements avant l’accueil.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?
Réservez 30 à 45 minutes au début du camp pour l’enregistrement, la vérification des coordonnées et la remise des cartes d’équipe. Installez la table d’inscription au moins 30 minutes avant l’heure annoncée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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