Robotikaworkshop organiseren: checklist en planning

Een robotikaworkshop loopt soepel als techniek en groepsindeling al vóór de ontvangst kloppen. Reserveer eerst de zaal, leg docenten en begeleiders vast en verwerk de aanmeldingen voordat je teams maakt. Test laptops, software, wifi en robotkits ruim voor de workshop en verpak per team wat nodig is. Op de dag zelf werk je van zaalopstelling en registratie naar uitleg, bouwen en testen. Deze checklist bevat 53 taken en 52 spullen voor de volledige voorbereiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Docenten en begeleiders vastleggen
Robotkits en laptops inventariseren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersindeling maken
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Robotopdrachten voorbereiden
2 personen
Laptops en software testen
2 personen
Reserveonderdelen controleren
Technische uitleg afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Robotkits per team verpakken
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Laptops aansluiten
3 personen
Robotkits klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Veiligheidsinstructies geven
Teams indelen
2 personen
Robotonderdelen uitleggen
2 personen
Basismodel bouwen
4 personen
Programmeeromgeving uitleggen
2 personen
Eerste robotprogramma testen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
Robotuitdaging uitleggen
Robotuitdaging begeleiden
5 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Einddemo's begeleiden
4 personen
Uitslagen en prijzen bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Robotkits demonteren
4 personen
Laptops afsluiten en inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Robotonderdelen sorteren
2 personen
Apparatuur compleet terugpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven voorraad opbergen
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 16
Robotbouwkitsaantal 8
USB-opladersaantal 16
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Beamer
Projectiescherm
Wifi-router
Bluetoothspeakersaantal 2

Gereedschap

Precisieschroevendraaiersaantal 8
Tangetjesaantal 8
Kniptangenaantal 8
Meetlintenaantal 8
Batterijtestersaantal 4

Workshopmateriaal

Reservebatterijenaantal 32
Jumper wiresaantal 100
Weerstandenaantal 100
LED-lampjesaantal 50
Kabelbindersaantal 200
Elektrische tapeaantal 8
Kartonnen testbanenaantal 8
Markeringspionnenaantal 24
Werkmattenaantal 8

Papierwaren

Workshophandleidingenaantal 32
Opdrachtkaartenaantal 32
Naamkaartjesaantal 36
Pennenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerlepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 36
Eerstehulpset

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test alle laptops, software, robotkits en verbindingen uiterlijk één week vooraf; controleer daarnaast de reserveonderdelen en batterijen afzonderlijk.
Maak de deelnemersindeling nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt en verpak daarna per team een robotkit, werkmat, gereedschap en opdrachtkaarten.
Zet de zaal minimaal 90 minuten voor ontvangst klaar: plaats werktafels en stoelen, sluit laptops aan en leg kabels vast met kabelbinders en elektrische tape.
Richt een aparte registratietafel in met naamkaartjes en houd de workshophandleidingen en technische uitleg per deelnemer of team gereed voordat de deuren openen.
Koel dranken op tijd en plan koffie en thee voor de ontvangst; houd tijdens de workshop een duidelijke plek vrij voor reservebatterijen, jumper wires en andere kleine onderdelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een robotikaworkshop organiseren?: Leg de locatie, docenten en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Test laptops, software en robotkits uiterlijk 1 week voor de workshop.
Hoeveel laptops en robotkits heb ik nodig voor een robotikaworkshop?: Voorzie per team minimaal 1 laptop en 1 robotbouwkit. Tel daarnaast minstens 1 reservekit of een set reserveonderdelen mee voor defecte onderdelen en lege batterijen.
Wanneer maak ik de teams voor een robotikaworkshop?: Maak de deelnemersindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verpak daarna de materialen per team.
Hoe vroeg moet ik de zaal klaarzetten voor een robotikaworkshop?: Begin minimaal 90 minuten voor de ontvangst met tafels, stoelen, laptops, robotkits en de registratietafel. Voer vóór binnenkomst nog een veiligheids- en technische controle uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.