Checklist voor een ritmische gymnastiekwedstrijd organiseren
Een ritmische gymnastiekwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een sporthal en een wedstrijdvloer. Je moet inschrijvingen, muziekbestanden, jury-instructies en startvolgorde op elkaar afstemmen, terwijl materiaal, techniek en vrijwilligers op de wedstrijddag klaarstaan. Begin met datum, locatie en reglement en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en de zaalindeling. Deze checklist helpt je de 82 taken en 61 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Juryleden uitnodigen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Startvolgorde opstellen
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Parkeerinformatie versturen
Jury-instructies versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdnummers printen
2 personen
Scoreformulieren printen
2 personen
Certificaten voorbereiden
2 personen
Prijzen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Transportmiddelen laden
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Zaalvloer controleren
3 personen
Wedstrijdvloer leggen
6 personen
Publieksstoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
4 personen
Jurytafels inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurysets klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Cateringbuffet inrichten
4 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Juryleden ontvangen
2 personen
Jurybriefing verzorgen
3 personen
Inturnen begeleiden
4 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
Muziek per optreden starten
Scores verwerken
3 personen
Deelnemers naar vloer begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
Certificaten uitdelen
3 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Publieksstoelen opruimen
5 personen
Wedstrijdvloer verwijderen
6 personen
Sportmateriaal inladen
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten sorteren
2 personen
Uitslagen per e-mail versturen
Foto's delen met deelnemers
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 150
- Klaptafelsaantal 15
- Jurytafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 6
- Kleedkamerbankenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Afzetpalenaantal 12
Sportmateriaal
- Wedstrijdvloer
- Trainingsmattenaantal 4
- Lintenaantal 20
- Ballenaantal 20
- Hoepelsaantal 20
- Touwenaantal 20
- Knotsenaantal 20
- Reserve-turnmaterialenaantal 10
- EHBO-kofferaantal 2
- IJscompressenaantal 10
- Sporttapeaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Mengpaneel
- Laptopaantal 2
- Laptopladersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- USB-sticksaantal 4
- Printer
- Labelprinter
- Wandklokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Afwasteiltjesaantal 3
Decoratie
- Wedstrijdbanner
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 15
- Podiumachtergrond
- Bloemstukkenaantal 4
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 6
- LED-lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijddatum en sporthal eerst vast. Plan daarna direct de juryleden, EHBO-bezetting en vrijwilligers, zodat je weet welke onderdelen uitvoerbaar zijn voordat de uitnodigingen uitgaan.
- Geef een duidelijke sluitingsdatum voor inschrijvingen en verzamel dieetwensen tegelijk. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor het wedstrijdschema, de startvolgorde, wedstrijdnummers en certificaten.
- Vraag muziekbestanden niet alleen op, maar controleer elk bestand vooraf op afspeelbaarheid en juiste naamgeving. Zet een tweede kopie op een USB-stick en test laptop, mengpaneel, luidsprekers en microfoon vóór de wedstrijddag.
- Maak de zaalindeling vooraf: wedstrijdvloer centraal, jurytafels met zicht op de vloer, publieksstoelen buiten de looproutes en kleedkamerbanken en kledingrekken in de kleedruimtes. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en reserve-turnmaterialen.
- Koel de dranken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd, maar regel catering en servies uiterlijk enkele dagen vooraf. Print scoreformulieren, jury-instructies en wedstrijdnummers niet op het laatste moment; houd een extra set achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een ritmische gymnastiekwedstrijd organiseren?
- Leg de datum en sporthal bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Nodig juryleden en deelnemers daarna tijdig uit, zodat je na de inschrijfdeadline nog ruimte hebt voor het schema, de muziekcontrole en de zaalindeling.
- Wanneer moet de inschrijving voor een ritmische gymnastiekwedstrijd sluiten?
- Laat de inschrijving ongeveer 4 tot 6 weken vóór de wedstrijd sluiten. Je hebt daarna tijd nodig om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken, de startvolgorde op te stellen en het wedstrijdschema te publiceren.
- Wanneer moet ik de muziekbestanden controleren?
- Controleer alle muziekbestanden uiterlijk 1 week vóór de wedstrijd en test de afspeellijst nogmaals bij de technische voorbereiding. Bewaar daarnaast een reservekopie op een USB-stick, zodat één fout bestand het programma niet stillegt.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een ritmische gymnastiekwedstrijd?
- Reken naast de jury en EHBO op minimaal 6 tot 10 vrijwilligers voor ontvangst, zaalbegeleiding, muziek, scoreverwerking, catering en opruimen. Het exacte aantal hangt af van het aantal deelnemers en de duur van het programma; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!