Checklist para una competición de gimnasia rítmica
Una competición de gimnasia rítmica necesita más coordinación que una simple reserva de pabellón. Debes cerrar el reglamento, las inscripciones y el jurado con tiempo, y después cuadrar música, orden de salida, material y voluntarios. La checklist reúne 82 tareas y 61 elementos para controlar la preparación sin olvidar detalles como los archivos de música, los formularios de puntuación o las bebidas frías. Úsala desde la primera fecha confirmada hasta la entrega de certificados y premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del partido
2 personas
Reservar el pabellón deportivo
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Elaborar el orden de salida
2 personas
Publicar el horario de la competición
Enviar la información de aparcamiento
Enviar las instrucciones al jurado
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Imprimir números de competición
2 personas
Imprimir formularios de puntuación
2 personas
Preparar los certificados
2 personas
Comprobar los premios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Cargar los medios de transporte
4 personas
Reunir material deportivo
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo del salón
3 personas
Colocar el suelo de competición
6 personas
Colocar las sillas para el público
5 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las mesas del jurado
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar los números de competición
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los sets del jurado
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Montar el buffet de catering
4 personas
Colgar la señalización
2 personas
Evento
Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir a los miembros del jurado
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
Guiar el calentamiento
4 personas
Recibir al público
4 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar las rondas de competición
6 personas
Iniciar la música en cada actuación
Procesar los resultados
3 personas
Acompañar a los participantes a la pista
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Presentar la entrega de premios
2 personas
Repartir certificados
3 personas
Publicar los resultados
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Recoger las sillas del público
5 personas
Retirar el suelo de competición
6 personas
Cargar el material deportivo
4 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Enviar resultados por correo electrónico
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Asientos para el públicocant. 150
- Mesas plegablescant. 15
- Mesas del juradocant. 6
- Taburetes de barcant. 6
- Bancos del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 6
- Postes separadorescant. 12
Material deportivo
- Área de competición
- Esterillas de entrenamientocant. 4
- Cintascant. 20
- Pelotascant. 20
- Aroscant. 20
- Cuerdascant. 20
- Mazascant. 20
- Materiales de gimnasia de repuestocant. 10
- Botiquín de primeros auxilioscant. 2
- Compresas de hielocant. 10
- Cinta deportivacant. 8
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátilcant. 2
- Cargadores de portátilcant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Memorias USBcant. 4
- Impresora
- Impresora de etiquetas
- Relojes de paredcant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cubetas para lavarcant. 3
Decoración
- Banner de competición
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 15
- Fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar el orden de salida y publica el horario en cuanto esté validado. Envía también las instrucciones de aparcamiento, especialmente si esperas público de varios clubes.
- Pide los archivos de música con antelación y comprueba cada uno en el portátil, la mesa de mezclas y los altavoces. Lleva las memorias USB y los cargadores preparados como respaldo.
- Separa el material de competición del material de entrenamiento: revisa cintas, pelotas, aros, cuerdas y mazas antes de abrir el pabellón, y deja material de gimnasia de repuesto a mano.
- Asigna por escrito a los voluntarios, al personal de primeros auxilios y al equipo del jurado. Una mesa del jurado, formularios de puntuación, números de competición y relojes visibles evitan interrupciones durante las rondas.
- Calcula la comida y la bebida según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Enfría las bebidas antes de la apertura y prepara vasos, tazas, platos y cubiertos junto al catering, no en otra zona del pabellón.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una competición de gimnasia rítmica?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la competición. Así los participantes tienen tiempo para inscribirse y tú puedes confirmar el jurado, el horario y las necesidades dietéticas con margen.
- ¿Cuándo se debe cerrar el orden de salida?
- Prepáralo después de cerrar las inscripciones y revisarlo al menos 7 días antes del evento. Publica el horario definitivo en cuanto esté aprobado y entrega los números de competición antes de la primera ronda.
- ¿Cuánta antelación hace falta para revisar la música?
- Recoge los archivos al menos 10 días antes y comprueba cada pista dentro de la semana previa. Reproduce también una prueba con el equipo que usarás en el pabellón y guarda una copia en una memoria USB.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la competición?
- Deja listos los formularios, certificados, premios, números, material de repuesto y la distribución de mesas y asientos. Comprueba también el sonido, la impresora, los cables y las bebidas para que la apertura pueda hacerse sin compras de última hora.
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