Wettkampf in rhythmischer Gymnastik organisieren: Checkliste

Ein Wettkampf in rhythmischer Gymnastik braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur eine freie Halle und eine Wettkampffläche. Meldungen, Musikdateien, Wertungsbögen, Jury, Helfer und Geräte müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane die wichtigsten Eckpunkte mehrere Wochen vorher und lege den detaillierten Ablauf spätestens 7 Tage vor dem Termin fest. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Hallenplanung bis zur Ausgabe von Startnummern, Zertifikaten und Preisen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Sporthalle reservieren
Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
2 Personen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
Wettkampfplan veröffentlichen
Parkinformationen versenden
Jury-Anweisungen versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Wettkampfnummern drucken
2 Personen
Wertungsbögen drucken
2 Personen
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
Preise prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Transportmittel beladen
4 Personen
Sportgeräte sammeln
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saalboden kontrollieren
3 Personen
Wettkampfboden verlegen
6 Personen
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Jurytische einrichten
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Wettkampfnummern bereitlegen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Jurysets bereitlegen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Beschilderung aufhängen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Jurymitglieder empfangen
2 Personen
Jury-Briefing durchführen
3 Personen
Aufwärmen begleiten
4 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Wettkampfrunden betreuen
6 Personen
Musik pro Auftritt starten
Ergebnisse eintragen
3 Personen
Teilnehmende zur Fläche begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Ergebnisse prüfen
3 Personen
Preisverleihung moderieren
2 Personen
Zertifikate verteilen
3 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Publikumstühle wegräumen
5 Personen
Wettkampfboden entfernen
6 Personen
Sportmaterial einladen
4 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste sortieren
2 Personen
Ergebnisse per E-Mail versenden
Fotos mit den Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 150
KlappischeAnz. 15
JurytischeAnz. 6
BarhockerAnz. 6
UmkleidebänkeAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12

Sportmaterial

Wettkampffläche
TrainingsmattenAnz. 4
BänderAnz. 20
BälleAnz. 20
ReifenAnz. 20
SeileAnz. 20
KeulenAnz. 20
Reserve-TurngeräteAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 10
SporttapeAnz. 8
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
LaptopAnz. 2
Laptop-LadegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
Drucker
Etikettendrucker
WanduhrenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3

Dekoration

Wettkampfbanner
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 15
Bühnenhintergrund
BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfreglement fest, bevor du Einladungen verschickst. So kennen alle Teilnehmenden von Anfang an Altersklassen, Disziplinen, Musikvorgaben und Bewertungskriterien.
Fordere Musikdateien mit einer festen Frist an, zum Beispiel 14 Tage vor dem Wettkampf. Prüfe jedes File anschließend auf Abspielbarkeit und speichere eine Kopie auf mindestens zwei USB-Sticks.
Plane die Halle in Zonen: Wettkampffläche, Aufwärmbereich, Umkleiden, Jurytische und Zuschauerplätze. Reserviere zusätzlich Platz für Reserve-Turngeräte, Kabelwege und Absperrpfosten.
Veröffentliche den Wettkampfplan spätestens 7 Tage vorher und verschicke Parkinformationen, Jury-Anweisungen und Helfer-Einteilung separat. So müssen Eltern und Offizielle am Veranstaltungstag nicht nach grundlegenden Informationen suchen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Kühl Getränke rechtzeitig und rechne bei längeren Veranstaltungen pro Person mit mindestens einem wiederverwendbaren Becher.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wettkampf in rhythmischer Gymnastik organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Sporthalle, Reglement und Einladungen. Jury, Helfer und Catering solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Wettkampf verbindlich einplanen.
Bis wann müssen die Musikdateien für den Wettkampf vorliegen?: Fordere die Musik spätestens 14 Tage vor dem Termin an und setze eine klare Dateiformat-Frist. Prüfe alle Dateien innerhalb von 2 bis 3 Tagen und halte eine Ersatzkopie auf zwei USB-Sticks bereit.
Wann sollte der Wettkampfplan veröffentlicht werden?: Veröffentliche Startreihenfolge und Wettkampfplan spätestens 7 Tage vor Beginn. Änderungen in den letzten 48 Stunden solltest du nur noch direkt an betroffene Teilnehmende und die Jury senden.
Wie viele Helfer braucht ein Wettkampf in rhythmischer Gymnastik?: Plane neben der Jury mindestens 1 Person für Musik und Mikrofon, 1 bis 2 Personen für Einlass und Startnummern sowie 2 Helfer für Geräte und Ablauf ein. Für die Erste Hilfe muss während der gesamten Veranstaltungszeit mindestens 1 besetzte Position vorhanden sein.

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