Organiser une compétition de gymnastique rythmique : la checklist

Une compétition de gymnastique rythmique demande une coordination précise entre le gymnase, les juges, les participantes et les bénévoles. Commencez par fixer la date, réserver l’espace et établir le règlement, puis avancez vers les inscriptions et l’ordre de passage. Les fichiers musicaux, les feuilles de score et les certificats sont souvent préparés trop tard. Prévoyez aussi le matériel de secours, la sonorisation, l’accueil du public et les boissons avant le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Publier le programme des matchs
Envoyer les infos de parking
Envoyer les consignes du jury
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Préparer les certificats
2 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Charger les moyens de transport
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
3 personnes
Poser le sol de compétition
6 personnes
Installer les sièges du public
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer les numéros de course
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les kits du jury
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir les membres du jury
2 personnes
Assurer le briefing du jury
3 personnes
Accompagner l’échauffement
4 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les manches du concours
6 personnes
Lancer la musique par numéro
Saisir les scores
3 personnes
Accompagner les participants vers le praticable
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Remettre les certificats
3 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger les chaises du public
5 personnes
Retirer le sol de compétition
6 personnes
Charger le matériel de sport
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Envoyer les résultats par e-mail
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 150
Tables pliantesqté 15
Tables du juryqté 6
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

Aire de compétition
Tapis d’entraînementqté 4
Rubansqté 20
Ballonsqté 20
Cerceauxqté 20
Cordesqté 20
Massuesqté 20
Matériel de gymnastique de rechangeqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 10
Ruban de sportqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Ordinateur portableqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Horloges muralesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Bannière de compétition
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 15
Fond de scène
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date au moins 8 à 12 semaines à l’avance afin de réserver le gymnase, confirmer le jury et laisser aux participantes le temps de s’inscrire.
Demandez les fichiers musicaux dès la clôture des inscriptions, puis vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur et les haut-parleurs prévus pour le concours.
Préparez l’ordre de passage et le programme au moins 7 jours avant l’événement. Envoyez aussi les informations de parking et les consignes du jury dans le même message.
Imprimez les dossards, les feuilles de score et les certificats avec une marge d’au moins 10 % pour les erreurs, les changements de dernière minute et les exemplaires de secours.
Répartissez les bénévoles par poste avant l’ouverture des portes : accueil, vestiaires, musique, scores, circulation et ravitaillement. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les rallonges, multiprises et chargeurs le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de gymnastique rythmique ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, inviter le jury, ouvrir les inscriptions, recueillir les musiques et établir un programme fiable.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au concours ?: Fixez la clôture environ 3 à 4 semaines avant la compétition. Il restera ainsi assez de temps pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et construire l’ordre de passage.
Quand envoyer le programme d’une compétition de gymnastique rythmique ?: Envoyez le programme définitif au moins 7 jours avant le concours. Les participantes et le jury pourront vérifier les horaires, le stationnement et les consignes sans devoir gérer ces questions le jour même.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de gymnastique rythmique ?: Contrôlez la sonorisation, les fichiers musicaux, les feuilles de score, les dossards, les certificats et le matériel de rechange. Refroidissez les boissons et préparez les tables, chaises et équipements d’accueil au plus tard la veille.

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