Rijschool open dag organiseren: checklist

Een rijschool open dag vraagt om meer dan een paar lesauto’s voor de deur. Je moet bezoekers vooraf laten aanmelden, proeflessen verdelen over instructeurs en lesauto’s en de route voor proefritten controleren. Regel daarnaast op tijd de catering, informatiepakketten en ontvangstbalie. Deze checklist helpt je de open dag in de juiste volgorde voor te bereiden, van datum en publicatie tot het klaarzetten van tafels, stoelen, naamstickers en koude dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Open dag online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers verspreiden
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proeflesreserveringen bevestigen
2 personen
Proeflesindeling maken
2 personen
Rijlesinstructeurs inplannen
2 personen
Lesauto's reserveren
Catering bestellen
Drukwerk laten maken
Bezoekerslijst afdrukken
Naamstickers voorbereiden
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
Lesauto's controleren
3 personen
Lesauto's aftanken
2 personen
Route voor proefritten controleren
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Voorraad ophalen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Informatietafels inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Proefritparcours afzetten
3 personen
Lesauto's positioneren
3 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Veiligheidsinstructie doornemen
6 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Naamstickers uitdelen
Informatiepakketten uitdelen
2 personen
Rijschoolinformatie presenteren
2 personen
Proeflessen registreren
2 personen
Proefritten begeleiden
4 personen
Verkeersvragen beantwoorden
2 personen
Theorie-uitleg geven
2 personen
Rijlesdemonstratie geven
2 personen
Inschrijvingen voor rijlessen opnemen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Foto's van de open dag maken
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Proefritparcours afbreken
3 personen
Lesauto's parkeren
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Aanmeldingen opvolgen
2 personen
Proeflesafspraken bevestigen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Balietafel
Tafelkledenaantal 8
Statafelsaantal 4
Paraplubak

Apparatuur

Lesauto'saantal 3
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megafon
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Rijschoolvlaggenaantal 4
Spandoekenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Stoepbordenaantal 3
Naamstickersaantal 150
Tafelbordjesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Afwasteilaantal 2
Koelmattenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 10
Parkeerschijvenaantal 20
Meetlint

Catering

Informatiebrochuresaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 100
Proeflesformulierenaantal 80
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Noteer per bezoeker of die een proefles wil, zodat je de reserveringen later per tijdslot kunt bevestigen.
Maak de proeflesindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Plan per tijdslot zowel een rijlesinstructeur als een lesauto en houd ruimte voor uitloop tussen de ritten.
Controleer de lesauto’s uiterlijk de dag vóór de open dag en tank ze af. Rijd de proeflesroute vooraf na, zodat wegwerkzaamheden, lastige kruisingen of tijdelijke afsluitingen niet voor verrassingen zorgen.
Druk de bezoekerslijst, naamstickers en informatiepakketten niet pas op de ochtend zelf af. Neem ook extra exemplaren mee voor bezoekers die spontaan binnenlopen of zich ter plekke aanmelden.
Bouw de ontvangstbalie en informatietafels op vóórdat bezoekers arriveren. Leg laptop, tablets, printer, oplaadkabels en verlengsnoeren klaar en zet koffie, water en koude dranken pas kort voor de opening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rijschool open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, programma en publicatie. Open het aanmeldformulier vervolgens zo snel mogelijk, zodat je proeflessen, instructeurs en lesauto’s tijdig kunt indelen.
Hoe plan ik proeflessen tijdens een rijschool open dag?: Werk met vaste tijdsloten en koppel per slot een instructeur en lesauto aan een reservering. Plan tussen de ritten minimaal 10 minuten uitloop voor terugkomst, uitleg en het wisselen van bestuurder.
Wat moet ik regelen voor de ontvangst van bezoekers?: Zet de ontvangstbalie, bezoekerslijst, naamstickers en informatiepakketten minstens 1 uur vóór de start klaar. Controleer ook laptop, tablets, printer, oplaadkabels en stroomvoorziening voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Hoeveel lesauto’s heb ik nodig voor een rijschool open dag?: Dat hangt af van het aantal proeflesreserveringen en de lengte van de tijdsloten. Reken per gelijktijdig proeflesblok op 1 lesauto en 1 instructeur; plan daarnaast minstens 10 minuten wisseltijd per rit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.