Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’auto-école

Une journée portes ouvertes d’auto-école doit permettre aux visiteurs de comprendre vos formations et, si possible, de réserver un cours d’essai sans attendre. Ce plan rassemble 64 tâches et 56 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Vous préparez les inscriptions, les créneaux de conduite, les moniteurs, les voitures, l’accueil et le ravitaillement. Les vérifications de dernière minute évitent notamment les voitures non ravitaillées, les listes incomplètes et les câbles manquants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les flyers
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations de cours d’essai
2 personnes
Créer la répartition des cours d’essai
2 personnes
Planifier les moniteurs de conduite
2 personnes
Réserver les voitures pédagogiques
Commander le catering
Faire réaliser les imprimés
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
Vérifier les voitures d’auto-école
3 personnes
Faire le plein des voitures d’auto-école
2 personnes
Vérifier l’itinéraire des essais
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Récupérer les stocks
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Balisage du parcours d'essai
3 personnes
Positionner les voitures d’instruction
3 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Passer en revue les consignes de sécurité
6 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
Présenter les informations de l'auto-école
2 personnes
Enregistrer les cours d’essai
2 personnes
Encadrer les essais sur route
4 personnes
Répondre aux questions sur la circulation
2 personnes
Donner des explications théoriques
2 personnes
Faire une démonstration de conduite
2 personnes
Prendre les inscriptions aux leçons de conduite
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Prendre des photos de la journée portes ouvertes
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours d'essai
3 personnes
Stationner les voitures d’instruction
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Assurer le suivi des inscriptions
2 personnes
Confirmer les rendez-vous des cours d'essai
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Table de comptoir
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4
Porte-parapluies

Équipement

Voitures d'auto-écoleqté 3
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Enceinte portable
Mégaphone
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Drapeaux d’auto-écoleqté 4
Banderolesqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Chevalets de trottoirqté 3
Étiquettes nominativesqté 150
Pancartes de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Bac à vaisselleqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 10
Disques de stationnementqté 20
Mètre ruban

Catering

Brochures d’informationqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires d'essaiqté 80
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Braceletsqté 150
Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires. Utilisez ensuite la liste des inscrits pour préparer les étiquettes nominatives et les dossiers d’information.
Répartissez les cours d’essai par créneaux avant le jour J, puis attribuez un moniteur et une voiture à chaque créneau. Prévoyez une marge entre deux essais pour les retards et la remise en place du véhicule.
Vérifiez les voitures d’auto-école la veille : carburant, état général, itinéraire des essais et documents nécessaires. Faire le plein au dernier moment crée facilement un retard dès le premier départ.
Installez le bureau d’accueil séparément des tables d’information, avec l’ordinateur, les tablettes, l’imprimante et les rallonges déjà testés. Gardez une copie imprimée de la liste des visiteurs si la connexion ou le matériel tombe en panne.
Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et préparez les machines à café, bouilloires, gobelets et thermos avant l’arrivée du public. Le catering, les imprimés et les stocks sont souvent les éléments les plus difficiles à remplacer le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes d’auto-école ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le programme, publier l’événement, envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, l’impression des documents et les vérifications des voitures.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite 3 à 5 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les cours d’essai.
Combien de cours d’essai peut-on planifier pendant une journée portes ouvertes ?: Calculez le nombre de créneaux selon la durée d’un essai, le nombre de voitures et le nombre de moniteurs disponibles. Laissez idéalement 10 à 15 minutes entre deux départs pour absorber les retards et éviter une file d’attente à l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes d’auto-école ?: Contrôlez le lieu, l’aménagement des tables et des chaises, l’accueil, les imprimés, la liste des visiteurs et le matériel électrique. Vérifiez aussi chaque voiture, faites le plein et confirmez l’itinéraire des essais au plus tard la veille.

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