Checklist voor een goed georganiseerde retr neediedag
Een retr neediedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een rustige ruimte. Leg eerst datum, locatie, begeleiders en dagindeling vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je materialen, boodschappen en techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een ingerichte meditatieruimte en een programma dat deelnemers direct kunnen volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Begeleiders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Maaltijden en boodschappen plannen
2 personen
Boodschappen bestellen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Programma- en gebedskaarten printen
Koelproducten koud zetten
2 personen
Ruimte indelen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
Meditatieruimte inrichten
2 personen
Audiovisuele apparatuur testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en materialen uitdelen
2 personen
Openingsgebed begeleiden
Introductiesessie begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Avondmaaltijd opbouwen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Buffet en dranken aanvullen
2 personen
Servies naar de keuken brengen
2 personen
Avondviering begeleiden
2 personen
Reflectie en deelronde begeleiden
2 personen
Afsluitend gebed begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimtes stofzuigen en dweilen
3 personen
Apparatuur en materialen opbergen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Klaptafelsaantal 6
- Buffettafelsaantal 2
- Kleedkamerschermaantal 2
- Kussensaantal 45
Servies
- Dinerbordenaantal 50
- Diepe bordenaantal 50
- Kommenaantal 50
- Glazenaantal 55
- Mokkenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Pannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- LED-lampenaantal 6
- Snoerverlichtingaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Kaarsenhoudersaantal 12
- Wandkaartenaantal 4
Materialen
- Bijbelsaantal 45
- Notitieboekjesaantal 45
- Pennenaantal 50
- Naamkaartjesaantal 50
- Flip-over
- Stiftenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programma, locatie en begeleiders eerst vast. Stuur het definitieve programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar deelnemers, zodat zij weten hoe laat de ontvangst, maaltijdmomenten en sessies beginnen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak de boodschappenlijst pas daarna definitief. Bestel of koop gekoelde producten uiterlijk 1 dag vooraf en zet ze direct koud weg.
- Controleer materialen en techniek minstens 24 uur voor de start. Test draagbare speakers, microfoon, waterkokers, koffiezetapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen op de plek waar ze worden gebruikt.
- Richt de ruimte de dag ervoor al in waar dat kan. Zet stoelen en klaptafels klaar, maak een aparte ontvangsttafel en controleer of de meditatieruimte genoeg kussens en rustige verlichting heeft.
- Maak voor de ontvangst één duidelijke uitgifteplek. Leg programma- en gebedskaarten, bijbels en notitieboekjes per deelnemer klaar en houd de bijgewerkte deelnemerslijst bij de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een retr neediedag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en begeleiders. Verstuur uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de retr neediedag.
- Wanneer stuur ik het programma van een retr neediedag naar deelnemers?
- Stuur het definitieve programma uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld daarin de ontvangsttijd, sessies, maaltijden, pauzes en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Wanneer regel ik de boodschappen voor een retr neediedag?
- Maak de boodschappenlijst zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Bestel houdbare producten enkele dagen vooraf en haal gekoelde producten uiterlijk 1 dag voor de start.
- Hoe richt ik een meditatieruimte in voor een retr neediedag?
- Reserveer minimaal 30 minuten voor het klaarzetten van de ruimte. Gebruik kussens, rustige verlichting en voldoende vrije vloer; controleer daarna of deelnemers zonder stoelen of tafels in de weg kunnen zitten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!