Journée de retraite : la checklist d’organisation

Une journée de retraite demande une préparation structurée, surtout si plusieurs temps de prière, repas et espaces sont prévus. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et confirme les accompagnateurs. Les inscriptions permettent ensuite d’adapter les repas, les chaises et le matériel. La veille, concentre-toi sur les courses, l’installation des salles et les tests techniques afin de pouvoir accueillir les participants sereinement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les accompagnateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Planifier les repas et les courses
2 personnes
Commander les courses
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Imprimer les programmes et les cartes de prière
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Répartir l’espace
2 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Aménager la salle de méditation
2 personnes
Tester l’équipement audiovisuel
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer le programme et le matériel
2 personnes
Animer la prière d’ouverture
Animer la séance d’introduction
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
Animer la séance de méditation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Installer le dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Ravitailler le buffet et les boissons
2 personnes
Apporter la vaisselle à la cuisine
2 personnes
Animer la célébration du soir
2 personnes
Animer la réflexion et le tour de partage
2 personnes
Animer la prière finale
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Aspirer et laver les espaces
3 personnes
Ranger le matériel et les fournitures
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tables pliantesqté 6
Tables de buffetqté 2
Paravent de logeqté 2
Coussinsqté 45

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes creusesqté 50
Bolsqté 50
Verresqté 55
Tassesqté 50
Couvertsqté 50
Louchesqté 8

Cuisine

Casserolesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Bougeoirsqté 12
Cartes muralesqté 4

Matériel

Biblesqté 45
Carnetsqté 45
Stylosqté 50
Badges nominatifsqté 50
Paperboard
Marqueursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme au moins 4 semaines à l’avance et indique clairement les horaires d’arrivée, des repas, des temps de méditation et de la prière d’ouverture. Les accompagnateurs pourront ainsi confirmer leur rôle sans attendre.
Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant la retraite. Demande à chaque participant ses besoins alimentaires et mets à jour la liste avant de planifier les quantités de repas et de boissons.
Prépare deux espaces distincts si possible : une salle avec les chaises et les tables pour les repas, et un espace de méditation avec les coussins, les Bibles et les carnets. Un paravent peut séparer un coin de préparation ou de rangement.
Teste les enceintes, le microphone, les bouilloires et les machines à café la veille. Vérifie aussi les rallonges et les multiprises avant l’installation, car une prise manquante peut retarder toute la séance d’introduction.
Installe la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue. Regroupe les programmes, les cartes de prière et le matériel de chaque participant au même endroit pour éviter les recherches au moment de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de retraite ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et fixe le programme en premier, puis confirme les accompagnateurs avant d’envoyer les invitations.
Quand fermer les inscriptions pour une journée de retraite ?: Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de traiter les besoins alimentaires, de mettre à jour la liste des participants et d’ajuster les courses.
Combien de temps prévoir pour installer une journée de retraite ?: Prévois au moins 2 heures sur place pour nettoyer les espaces, répartir les zones, installer les chaises et les tables, aménager la salle de méditation et tester l’équipement audiovisuel. Ajoute 30 minutes pour préparer l’accueil et le café ou le thé.
Que faut-il préparer la veille d’une journée de retraite ?: Prépare les programmes et les cartes de prière, vérifie le matériel, fais les courses et mets les produits réfrigérés au frais. La veille, tu peux aussi installer les éléments de décoration et confirmer les derniers détails du programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.