Checklist reptielenbeurs organiseren

Een reptielenbeurs vraagt om meer voorbereiding dan tafels en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de voorwaarden voor exposanten, dierenwelzijn, registratie, publieksstromen en veiligheid. Begin enkele weken vooraf met de locatie, vergunningen en exposantenvoorwaarden; werk daarna de plattegrond, catering en communicatie uit. In de laatste 24 uur draait het vooral om koeling, bewegwijzering, contactlijsten, stroom en een duidelijke laadzone. Gebruik deze checklist om niets op de beursdag zelf te moeten uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Exposantenvoorwaarden opstellen
2 personen
Dierenwelzijnseisen vastleggen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Exposantenlijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond indelen
2 personen
Tafelnummers toewijzen
Dierenregistratie voorbereiden
2 personen
Ontruimingsplan afdrukken
Contactlijst afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbaar voedsel klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laadzone afzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Exposantentafels nummeren
2 personen
Stroomvoorziening aanleggen
3 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Handwaspunten plaatsen
2 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Exposanten ontvangen
4 personen
Exposanten aanmelden
3 personen
Dierverblijven controleren
3 personen
Exposantenbriefing geven
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Toegangskaarten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Temperatuur en luchtvochtigheid meten
2 personen
Catering bedienen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Eindomroep verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Exposanten uitchecken
3 personen
Dierenverblijven eindcontroleren
3 personen
Cateringvoorraad opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatiesleutels retourneren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Dierenincidenten registreren
Gevonden voorwerpen overdragen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Exposantentafelsaantal 36
Bezoekerstafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Entreebalie
Cateringtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Wachtpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Thermohygrometersaantal 6
Infraroodthermometersaantal 3
Handlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzetlintenaantal 6
Pionnenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 6
Transportboxenaantal 6
Dierentangenaantal 4
Slangenhakenaantal 4

Decoratie

Reclamebannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 40
Naamkaarthoudersaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg dierenwelzijnseisen en exposantenvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet iedere exposant vooraf welke dierenregistratie, presentatie en verzorging nodig zijn.
Maak de plattegrond niet alleen op basis van tafels. Reserveer ook ruimte voor entree, wachtpalen, catering, afvalbakken, kabelgoten en een vrije ontruimingsroute.
Controleer stroompunten minstens 7 dagen vooraf. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en betaalterminals mee en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar.
Plan de dierenregistratie en exposantenlijst uiterlijk 3 dagen voor de beurs definitief. Druk daarnaast contactlijst, plattegrond, naambadges en ontruimingsplan af; een lege telefoonbatterij mag de ontvangst niet stilleggen.
Koel dranken en controleer thermohygrometers en infraroodthermometers op de dag vóór opening. Zet houdbaar voedsel klaar en maak de laadzone vóór binnenkomst van exposanten vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een reptielenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en exposantenvoorwaarden. Plan de publieksuitnodigingen en aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 3 dagen voor de beurs een definitieve exposantenlijst hebt.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een reptielenbeurs?: Dat hangt af van de locatie, gemeente en manier waarop dieren worden gehouden of verhandeld. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en leg dierenwelzijnseisen en eventuele registratieverplichtingen schriftelijk vast.
Hoe richt ik een reptielenbeurs veilig in?: Houd entree, laadzone en ontruimingsroutes vrij en werk kabels weg met kabelgoten. Controleer vóór opening brandblussers, EHBO-koffers, afzetlinten en handlampen; loop de volledige publieksroute minstens één keer na.
Wanneer moet ik de catering voor een reptielenbeurs regelen?: Reserveer catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, nadat je de verwachte bezoekers en exposanten hebt ingeschat. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer de voorraad, koeling en warmhoudbakken de dag vóór de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.