Checklist para organizar una feria de reptiles

Una feria de reptiles necesita más coordinación que una exposición convencional: debes controlar a los expositores, el registro de animales, el bienestar y la seguridad del público. Empieza reservando el lugar y comprobando los permisos antes de abrir las inscripciones. Después organiza mesas, electricidad, señalización y catering con un plano único. Esta checklist te ayuda a avanzar por orden y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar permisos
Redactar las condiciones para expositores
2 personas
Establecer requisitos de bienestar animal
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar la lista de expositores
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Distribuir el plano
2 personas
Asignar números de mesa
Preparar el registro de animales
2 personas
Imprimir el plan de evacuación
Imprimir la lista de contactos
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir el plano
Preparar la señalización
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar alimentos no perecederos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Numerar las mesas de los expositores
2 personas
Instalar el suministro eléctrico
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colocar puntos de lavado de manos
2 personas
Colocar carteles informativos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Registrar expositores
3 personas
Inspeccionar los recintos de animales
3 personas
Dar la sesión informativa a los expositores
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Comprobar el bienestar animal
2 personas
Medir la temperatura y la humedad
2 personas
Servir el catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Realizar el anuncio de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Registrar a los expositores
3 personas
Realizar el control final de los recintos de animales
3 personas
Recoger el material de catering
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver las llaves del recinto
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar incidentes con animales
Entregar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de expositorescant. 36
Mesas para visitantescant. 6
Sillascant. 60
Mostrador de entrada
Mesas de cateringcant. 4
Papeleracant. 8
Postes de esperacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Terminales de pagocant. 3
Cajas de caudalescant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 20
Termohigrómetroscant. 6
Termómetros infrarrojoscant. 3
Linternas de manocant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cintas de delimitacióncant. 6
Conoscant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Gafas de seguridadcant. 6
Cajas de transportecant. 6
Pinzas para animalescant. 4
Ganchos para serpientescant. 4

Decoración

Banners publicitarioscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 8
Mantelescant. 40
Portatarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Confirma los permisos y las condiciones para expositores antes de enviar invitaciones. Incluye por escrito los requisitos de bienestar animal y pide la documentación necesaria con tiempo.
Cierra la lista de expositores al menos 7 días antes del evento. Así puedes asignar números de mesa, preparar identificaciones y distribuir un plano definitivo.
Comprueba la electricidad durante la visita al lugar, no el día del montaje. Cuenta las máquinas de café, terminales de pago y otros equipos para prever regletas, alargadores y canaletas.
Prepara el registro de animales y los documentos de emergencia antes de abrir las puertas. Imprime el plan de evacuación y la lista de contactos, y deja copias en la entrada y en la zona de organización.
Reserva el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Enfría las bebidas y prepara los alimentos no perecederos el día anterior cuando sea posible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de reptiles?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y comprueba los permisos; deja la lista definitiva de expositores, el plano y la señalización cerrados durante la última semana.
¿Qué permisos necesito para una feria de reptiles?: Depende del lugar y de la normativa aplicable, así que compruébalo antes de anunciar el evento. Haz esta revisión al menos 6 semanas antes y confirma también los requisitos específicos de bienestar animal.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los expositores?: Envíalas cuando el lugar, los permisos y las condiciones de participación estén confirmados, idealmente 4 o 5 semanas antes. Pide las inscripciones con una fecha límite de 10 a 14 días antes del evento.
¿Qué debo preparar el día anterior a la feria?: Deja listas las identificaciones, el registro de animales, el plano, la señalización y la lista de contactos. También puedes enfriar las bebidas, preparar los alimentos no perecederos y comprobar el inventario para que el montaje del día siguiente no se retrase.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.