Reptilienbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Reptilienbörse braucht mehr als Tische und Aussteller. Du musst Genehmigungen, Tierschutzvorgaben, Tierregistrierung, Stromversorgung und Besucherführung rechtzeitig festlegen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Öffnen der Ladezone am Veranstaltungstag. Plane die Ausstellerkommunikation mehrere Wochen vorher und drucke Lageplan, Kontaktliste und Evakuierungsplan spätestens am Vortag aus.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Ausstellerbedingungen erstellen
2 Personen
Anforderungen zum Tierschutz festlegen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Publikumseinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ausstellerliste pflegen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lageplan einteilen
2 Personen
Tischnummern zuweisen
Tierregistrierung vorbereiten
2 Personen
Evakuierungsplan ausdrucken
Kontaktliste ausdrucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Lageplan drucken
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Ladezone absperren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Messestände nummerieren
2 Personen
Stromversorgung verlegen
3 Personen
Kabel sicher abdecken
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
Handwaschstationen aufstellen
2 Personen
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Aussteller anmelden
3 Personen
Tiergehege prüfen
3 Personen
Ausstellerbriefing geben
2 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Tierschutz kontrollieren
2 Personen
Temperatur und Luftfeuchtigkeit messen
2 Personen
Catering servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Abschlussdurchsage übernehmen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Aussteller auschecken
3 Personen
Tierunterkünfte abschließend kontrollieren
3 Personen
Cateringvorräte aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Locationschlüssel zurückgeben
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Tierzwischenfälle erfassen
Fundsachen übergeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Aussteller-TischeAnz. 36
BesuchertischeAnz. 6
StühleAnz. 60
Eingangsbereich
Catering-TischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
WartepfostenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KartenterminalsAnz. 3
GeldkassettenAnz. 2
HandmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 20
Thermo-HygrometerAnz. 6
InfrarotthermometerAnz. 3
HandlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbänderAnz. 6
KegelAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 6
TransportboxenAnz. 6
TierzangenAnz. 4
SchlangenhakenAnz. 4

Dekoration

WerbebannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 40
NamensschildhalterAnz. 40

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Ausstellerbedingungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Börse fest. Darin sollten auch Anforderungen zum Tierschutz, zur Tierregistrierung und zur Stromversorgung stehen.
Pflege die Ausstellerliste fortlaufend und weise die Tischnummern spätestens 7 Tage vor dem Termin zu. So lassen sich Lageplan, Namensschilder und Beschilderung ohne kurzfristige Änderungen drucken.
Prüfe die Stromanschlüsse vor dem Aufbau und plane Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle fest ein. Lose Kabel im Besucherbereich werden schnell zur Stolperstelle.
Bereite den Eingangsbereich mit Wartepfosten, Kartenterminals und Geldkassetten vor. Kontrolliere am Morgen außerdem, ob Handmikrofone, Handlampen und Erste-Hilfe-Koffer erreichbar sind.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle haltbare Lebensmittel vor dem Öffnen bereit. Für Kaffee und Heißwasser sollten Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter bereits vor Einlass getestet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Reptilienbörse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location, den Genehmigungen und den Tierschutzanforderungen. Einladungen an Aussteller sollten mindestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Was muss bei einer Reptilienbörse für den Tierschutz geregelt werden?: Lege vor der Anmeldung konkrete Anforderungen für Transport, Unterbringung, Temperatur und Tierregistrierung fest. Prüfe die Vorgaben spätestens 6 Wochen vorher und teile sie jedem Aussteller schriftlich mit.
Wann sollte der Lageplan für eine Reptilienbörse fertig sein?: Erstelle den Lageplan, sobald die Ausstellerliste weitgehend feststeht, spätestens 7 Tage vor der Börse. Drucke zusätzlich eine Version für den Aufbau und eine für den Eingangsbereich aus.
Was muss am Tag der Reptilienbörse zuerst erledigt werden?: Öffne die Location zuerst für den Aufbau und sperre die Ladezone, bevor Besucher eintreffen. Kontrolliere danach Tische, Stromanschlüsse, Beschilderung, Tierregistrierung, Sicherheit und gekühlte Getränke in dieser Reihenfolge.

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