Repaircafé organiseren: een praktische checklist
Een repaircafé vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en gereedschap klaarzetten. Je moet reparateurs bevestigen, reparatiegebieden inventariseren en vooraf weten hoeveel bezoekers en apparaten je verwacht. Plan daarnaast een duidelijke ontvangstbalie, reparatiebonnen en veilige werkstations met verlengkabels, stekkerdozen en verlichting. Met deze checklist werk je van reservering en uitnodiging naar inrichting, ontvangst en registratie op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Reparateurs bevestigen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reparatiegebieden inventariseren
2 personen
Werkstations indelen
2 personen
Bezoekersinformatie maken
Reparatievoorwaarden afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Batterijen testen
Materialen sorteren
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Koelboxen vullen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Werkstations inrichten
4 personen
Gereedschap uitstallen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Reparatiebonnen registreren
2 personen
Kapotte apparaten innemen
2 personen
Reparaties uitvoeren
8 personen
Wachtrij begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afgeronde reparaties uitgeven
2 personen
Laatste reparaties afronden
6 personen
Nazorg
Gereedschap verzamelen
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Reparatiegegevens archiveren
Niet-gerepareerde spullen teruggeven
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 8
- Opbergkastenaantal 3
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Bureaulampenaantal 8
- Soldeerboutenaantal 4
- Multimetersaantal 4
- Testlampenaantal 4
- Lijmpistolenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Gereedschap
- Schroevendraaiersetsaantal 6
- Tangenaantal 12
- Inbussleutelsetsaantal 4
- Steeksleutelsetsaantal 3
- Hamersaantal 4
- Handzagenaantal 2
- Bankschroevenaantal 3
- Kruissleutelsaantal 2
Reparatiemateriaal
- Schroevensetsaantal 4
- Moer- en ringensetsaantal 4
- Kabelbindersaantal 3
- Elektriciteitsdraadaantal 3
- Soldeertinaantal 4
- Krimpkoussetsaantal 3
- Universele zekeringenaantal 3
- Universele stekkersaantal 2
- Textiellijmaantal 4
- Secondelijmaantal 6
- Universele lijmaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Brandblusser
- Kabelmattenaantal 8
Administratie
- Reparatiebonnenaantal 150
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Naambadgesaantal 40
- Papieren bewegwijzeringaantal 12
Servies
- Mokkenaantal 30
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Lepelsaantal 30
- Theelepelsaantal 30
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig reparateurs voordat je de uitnodigingen verstuurt. Noteer per persoon het reparatiegebied, zodat je werkstations en gereedschap gericht kunt indelen.
- Maak uiterlijk een week vooraf de bezoekersinformatie en reparatievoorwaarden. Zet daarin wat bezoekers moeten meenemen, welke reparaties je wel of niet aanneemt en hoe de registratie verloopt.
- Controleer gereedschap en apparatuur niet pas op de dag zelf. Test soldeerbouten, multimeters, testlampen en batterijen minimaal 2 dagen eerder en vervang ontbrekende of defecte onderdelen.
- Plan per werkstation een tafel, stoel of kruk, goede verlichting en veilige stroomvoorziening. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels zo dat looproutes vrij blijven en voer vóór opening een veiligheidscontrole uit.
- Houd bij de ontvangstbalie ruimte voor de aanmeldlijst, reparatiebonnen en ingenomen apparaten. Neem per apparaat de klacht en contactgegevens meteen op; dat voorkomt zoeken wanneer er meerdere reparaties tegelijk lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een repaircafé organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, bevestig reparateurs en inventariseer de reparatiegebieden. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst.
- Hoeveel werkstations heb ik nodig voor een repaircafé?
- Plan minimaal 1 werkstation per reparatiegebied dat je aanbiedt. Houd daarnaast 1 aparte ontvangsttafel aan en reserveer bij grotere belangstelling ongeveer 1 station per 4 tot 6 gelijktijdig wachtende bezoekers.
- Wat moet ik op een reparatiebon van een repaircafé zetten?
- Noteer minimaal naam of contactgegevens, het apparaat, de klacht, zichtbare schade en de ingenomen onderdelen. Geef elke bon een uniek nummer en leg bij ontvangst in 2 tot 3 minuten vast wat er met het apparaat gebeurt.
- Wanneer moet ik gereedschap en materialen controleren?
- Controleer alles 2 dagen vooraf en doe op de ochtend zelf een korte tweede controle. Test onder meer soldeerbouten, multimeters, batterijen en verlichting; sorteer schroeven, moeren, ringen, kabelbinders en zekeringen per werkstation.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!