Regionale kerstmarkt organiseren: checklist
Een regionale kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting. Je moet vroeg weten hoeveel kraamhouders meedoen, waar stroompunten liggen en wie op de dag zelf helpt. Plan eerst datum, locatie en vergunningen, verwerk daarna de inschrijvingen en maak de terreinindeling. In de laatste week controleer je het weer, test je verlichting en apparatuur en zet je kassa, wisselgeld, dranken en hapjes klaar. Met deze checklist houd je de volgorde en deadlines overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Inschrijvingen van kramen verwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Reserveringen maken
Kraamhouders informeren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Terrein markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kramen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Kerstverlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Cateringkraam inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Kassa controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffiepunt schoonhouden
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders laten uitladen
3 personen
Nazorg
Kramen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 8
- Tafelkleedhoezenaantal 16
- Kraamafscheidingenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 10
Apparatuur
- Warmhoudketelsaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Kassa
- Pinapparaat
- Portofoonsaantal 6
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Soeppannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Scharenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiebekersaantal 200
- Soepkommenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 180
- Theelepelsaantal 100
- Suikerbakjesaantal 4
Decoratie
- Kerstballenaantal 100
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstboomrokkenaantal 4
- Decoratieve cadeaudozenaantal 12
- Kunstsneeuwaantal 6
- Kerstkransenaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 16
- Naamkaartjesaantal 40
- Pijlbordenaantal 12
- Infobordenaantal 6
- Afbaklintaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie minimaal 12 weken vooraf vast en controleer direct welke vergunningen nodig zijn. Zo voorkom je dat je pas na de inschrijvingen ontdekt dat de markt niet op het gekozen terrein kan plaatsvinden.
- Benader kraamhouders uiterlijk 10 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 4 weken voor de markt. Gebruik het definitieve aantal kramen voor de indeling, bewegwijzering en berekening van stroompunten.
- Maak 2 weken vooraf een vrijwilligersrooster met minimaal één aanspreekpunt per zone. Geef kraamhouders de kraamindeling, opbouwtijd, contactgegevens en informatie over stroom uiterlijk 7 dagen vooraf door.
- Test kerstverlichting, ledlampen, koffiezetapparaten en warmhoudketels minstens 3 dagen vooraf. Plan kabels met verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat het publiek komt, zodat looproutes vrij blijven.
- Koel dranken de dag ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Leg kassa, pinapparaat en wisselgeld bij opening klaar en controleer dezelfde ochtend de weersverwachting, terreinmarkering en bewegwijzering.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een regionale kerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Kraamhouders benader je rond week 10 en de definitieve indeling maak je idealiter 2 tot 4 weken voor de markt.
- Hoeveel kraamhouders heb ik nodig voor een regionale kerstmarkt?
- Dat hangt af van het terrein en het aantal beschikbare marktkramen. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een definitieve lijst en reserveer per kraam ruimte voor afscheiding, bezoekersdoorloop en eventuele stroomkabels.
- Wanneer moet ik vrijwilligers voor de kerstmarkt indelen?
- Maak het rooster minimaal 2 weken vooraf en bevestig de diensten 7 dagen vooraf. Plan naast opbouw en afbouw ook bezetting voor kassa, catering, informatie en toezicht op het terrein.
- Wanneer moet ik de kerstverlichting en stroom testen?
- Test alle lichtsnoeren, ledlampen, verlengkabels en stekkerdozen minstens 3 dagen vooraf. Controleer op de ochtend zelf nog of kabelmatten goed liggen en of warmhoudketels en koffiezetapparaten veilig werken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!