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Regionale Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein regionaler Weihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: zuerst Termin, Ort und Genehmigungen, danach Standbetreiber, Anmeldungen und Werbung. In den letzten Wochen kommen Standaufteilung, Stromplanung, Helferdienstplan und Beschilderung hinzu. Kurz vor dem Öffnen zählen getestete Weihnachtsbeleuchtung, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und eine besetzte Kasse. Diese Checkliste ordnet die 69 Aufgaben und 59 benötigten Dinge nach dem tatsächlichen Ablauf, damit am Markttag nichts Grundlegendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldungen von Ständen bearbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse erfassen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld regeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Weihnachtsbeleuchtung testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Gelände markieren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel anschließen

    2 Personen

  • Weihnachtsbeleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Cateringstand einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kaffeepunkt sauber halten

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber ausladen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Kassenbestand einzahlen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenhussenAnz. 16
  • StandabtrennungenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 10

Ausstattung

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • FunkgeräteAnz. 6
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppentöpfeAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeebecherAnz. 200
  • SuppenschalenAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 180
  • TeelöffelAnz. 100
  • ZuckerschälchenAnz. 4

Dekoration

  • WeihnachtskugelnAnz. 100
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtsbaumröckeAnz. 4
  • Dekorative GeschenkboxenAnz. 12
  • KunstschneeAnz. 6
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 16
  • NamensschilderAnz. 40
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Genehmigungen und den Veranstaltungsort mehrere Wochen vor dem Markt ein. Erst danach solltest du Standbetreiber verbindlich anfragen und Anmeldungen bearbeiten.
  • Erfasse bei jedem Stand den Strombedarf und trage die Anschlüsse in einen Plan ein. So bemerkst du rechtzeitig, ob Verlängerungskabel und Kabelmatten fehlen oder Wege gesichert werden müssen.
  • Teile Helfer nicht nur für den Aufbau ein, sondern auch für Kasse, Einlass, Nachfüllen und Abbau. Eine ausgedruckte Kontaktliste und Funkgeräte vermeiden am Markttag unnötige Sucherei.
  • Teste Lichterketten, LED-Lampen und Batterielaternen spätestens am Vortag. Prüfe außerdem die Wettervorhersage und markiere das Gelände, bevor Stände, Partyzelte und Tische aufgebaut werden.
  • Regle Kasse, Wechselgeld und Kartenterminal vor dem Öffnen. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, Suppen in Warmhaltebehältern bereitgestellt und wiederverwendbare Becher sowie Suppenschalen gezählt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen regionalen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber, Anmeldungen und Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Markt laufen.
Wann sollte die Standaufteilung für den Weihnachtsmarkt fertig sein?
Erstelle die Standaufteilung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Stromanschlüsse, Standabtrennungen und Wege lassen sich dann noch rechtzeitig anpassen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen regionalen Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Kasse, Betreuung der Stände, Verpflegung und Abbau. Bei wechselnden Schichten solltest du pro Bereich zwei bis drei Personen einteilen.
Was muss am Tag vor dem Weihnachtsmarkt erledigt werden?
Drucke Drehbuch, Kontaktliste und Beschilderung aus, teste die Beleuchtung und prüfe die Wettervorhersage. Kühle Getränke, bereite Snacks vor und kontrolliere Kasse, Kartenterminal, Geschirr und Stromzubehör.

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