Checklist voor een goed voorbereide regenwaterexcursie

Een regenwaterexcursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je werkt met meetpunten, deelnemersgroepen en materiaal dat tegen natte omstandigheden moet kunnen. Leg toestemming en route eerst vast, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en controleer vlak voor vertrek het weer. Met een duidelijke registratietafel, gelabelde meetsets en een korte veiligheidsinstructie houd je de excursie overzichtelijk, ook wanneer het tijdens de route blijft regenen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en meetpunten vastleggen
2 personen
Toestemming terrein vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Meetapparatuur controleren
2 personen
Regenkleding controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Locatie opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Meetpunten uitzetten
3 personen
Route en nooduitgangen controleren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Excursiegroepen indelen
3 personen
Regenwaterroute begeleiden
6 personen
Watermonsters verzamelen
4 personen
Watermetingen uitvoeren
4 personen
Meetresultaten noteren
3 personen
Foto's maken van meetpunten
Deelnemers terug begeleiden
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Resultaten presenteren
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen droog opbergen
3 personen
Bordjes en afzetting verwijderen
2 personen
Meetapparatuur reinigen
2 personen
Restanten gekoeld bewaren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Meetgegevens digitaal opslaan
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Paraplubakkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Powerbanksaantal 4

Meetmateriaal

Maatbekersaantal 8
Monsterflessenaantal 20
pH-teststripsaantal 4
Thermometersaantal 4
Troebelheidskaartenaantal 4
Regenmetersaantal 4
Meetlintenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 20
Plastic scheppenaantal 8
Waterdichte notitieboekjesaantal 12
Klembordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Digitale weegschalenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Waterdichte portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Registratie

Naamstickersaantal 60
Pennenaantal 20
Registratieformulierenaantal 60
Routekaartenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en meetpunten uiterlijk twee weken vooraf vast en controleer daarna of elk punt bereikbaar is zonder onveilige oversteek of afgesloten terrein.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en bereikbaarheid uit. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, met kledingadvies, starttijd en wat ze tijdens de route kunnen verwachten.
Maak per meetpunt een gelabelde set met maatbeker, monsterfles, pH-teststrips, thermometer en waterdicht notitieboekje. Neem reserve-exemplaren mee voor minstens 10% van de deelnemers.
Controleer meetapparatuur en regenkleding 1 dag vooraf. Laad powerbanks op, test verlenghaspels en stekkerdozen en leg zaklampen en EHBO-koffers op een vaste plek bij de opbouw.
Plan de ontvangst minstens 30 minuten vóór de start: richt de registratietafel in, zet paraplubakken klaar, deel veiligheidsvesten uit en maak excursiegroepen met maximaal één begeleider per groep.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een regenwaterexcursie organiseren?: Leg terrein, route en meetpunten bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de excursie en controleer het weer opnieuw 24 uur van tevoren.
Hoeveel meetmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Voor een gezamenlijke meetronde heb je niet van elk item één exemplaar per persoon nodig. Reken op één meetset per meetpunt of groep en neem ongeveer 10% reserve mee voor beschadiging, verlies of een extra deelnemer.
Wanneer moet ik het regenwaterexcursiemateriaal controleren?: Controleer meetapparatuur, regenkleding, verlichting en EHBO-materiaal 1 dag vooraf. Test elektronische apparatuur en laad powerbanks diezelfde avond volledig op.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de ontvangst?: Plan minimaal 30 minuten vóór de officiële start voor registratie, welkomstdrankjes en het uitdelen van veiligheidsvesten. Geef daarna 5 tot 10 minuten voor veiligheidsinstructies en het indelen van de excursiegroepen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.