Zo organiseer je een regenwaterexcursie

Begin met de route, de meetpunten en de toestemming voor het terrein. Daarna regel je deelnemers, informatie en materiaal, zodat iedereen voorbereid op pad gaat. Controleer de weersverwachting kort voor vertrek en maak per meetpunt duidelijk wat deelnemers meten en noteren. Op de dag zelf werk je met een vaste volgorde: registratie, veiligheidsinstructie, groepsindeling en begeleiding langs de regenwaterroute.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en meetpunten vastleggen
2 personen
2
Toestemming terrein vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Meetapparatuur controleren
2 personen
9
Regenkleding controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen verzamelen
2 personen
12
Materialen labelen
2 personen
13
Eten en drinken koelen
2 personen
14
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
15
Routebordjes voorbereiden
2 personen
16
Locatie opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Meetpunten uitzetten
3 personen
20
Route en nooduitgangen controleren
2 personen

Event

21
Deelnemers registreren
3 personen
22
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
23
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
24
Excursiegroepen indelen
3 personen
25
Regenwaterroute begeleiden
6 personen
26
Watermonsters verzamelen
4 personen
27
Watermetingen uitvoeren
4 personen
28
Meetresultaten noteren
3 personen
29
Foto's maken van meetpunten
30
Deelnemers terug begeleiden
6 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Buffet uitserveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Resultaten presenteren
2 personen
35
Vragenronde begeleiden
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Materialen droog opbergen
3 personen
41
Bordjes en afzetting verwijderen
2 personen
42
Meetapparatuur reinigen
2 personen
43
Restanten gekoeld bewaren
44
Huurmaterialen retourneren
2 personen
45
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
46
Meetgegevens digitaal opslaan
47
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Paraplubakkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Powerbanksaantal 4

Meetmateriaal

Maatbekersaantal 8
Monsterflessenaantal 20
pH-teststripsaantal 4
Thermometersaantal 4
Troebelheidskaartenaantal 4
Regenmetersaantal 4
Meetlintenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 20
Plastic scheppenaantal 8
Waterdichte notitieboekjesaantal 12
Klembordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Digitale weegschalenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Waterdichte portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Registratie

Naamstickersaantal 60
Pennenaantal 20
Registratieformulierenaantal 60
Routekaartenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per meetpunt vooraf vast welke metingen gebeuren, bijvoorbeeld temperatuur, pH, troebelheid en volume. Label maatbekers, monsterflessen en testmateriaal per groep, zodat er buiten niets door elkaar raakt.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin kleding voor nat weer, het verzamelpunt, de verwachte duur, lunch en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de start. Zet routebordjes, meetpunten, registratietafel en eventuele partytenten eerst klaar; controleer daarna de route en nooduitgangen.
Maak groepen van maximaal 8 tot 10 deelnemers per begeleider. Geef vóór vertrek een veiligheidsinstructie over gladde ondergrond, waterkanten, werkhandschoenen en het gebruik van scheppen en meetapparatuur.
Controleer meetapparatuur en stroomvoorziening de dag ervoor. Laad powerbanks op, test laptop en beamer indien nodig en neem waterdichte notitieboekjes, zaklampen en een EHBO-koffer mee als reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een regenwaterexcursie?: Trek minimaal 2 weken uit voor route, toestemming, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de laatste materiaalcontrole 1 dag vooraf en reserveer op de excursiedag 90 minuten voor de opbouw.
Wanneer moet ik toestemming voor het terrein regelen?: Vraag toestemming zodra de route en meetpunten voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken voor de excursie. Controleer daarna 3 tot 5 dagen vooraf of de toegang en eventuele routebeperkingen nog hetzelfde zijn.
Hoeveel meetmateriaal heb ik per groep nodig?: Voorzie per groep minimaal één set met maatbekers, monsterflessen, pH-teststrips, thermometer, troebelheidskaart en waterdicht notitieboekje. Maak daarnaast één reservekoffer voor materiaal dat kwijtraakt of defect raakt.
Wat doe je bij regen tijdens een regenwaterexcursie?: Controleer de weersverwachting 24 uur en nogmaals 2 uur voor de start. Laat de excursie alleen doorgaan als route en waterkanten veilig blijven; gebruik partytenten als beschutte registratie- en meetplek en stel de route uit bij onweer of onveilige omstandigheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.