Checklist voor een open dag bij een recyclingbedrijf

Een open dag bij een recyclingbedrijf vraagt om meer dan een rondleiding en koffie. Je moet bezoekers veilig langs installaties leiden, groepen indelen en vooraf weten hoeveel mensen er komen. Leg eerst datum, programma, route en capaciteit vast; regel daarna medewerkers, leveranciers en communicatie. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, bewegwijzering, presentaties en de weersverwachting. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding en de uitvoering op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingroute bepalen
2 personen
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Veiligheidsrisico’s inventariseren
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Medewerkers voor rondleidingen indelen
2 personen
Leveranciers voor catering reserveren
Partytenten en meubilair reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Herinnering aan bezoekers sturen
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
2 personen
Infoborden controleren
2 personen
Presentaties en video’s testen
2 personen
Rondleidingsmaterialen verzamelen
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Weersverwachting controleren
Terrein en installaties inspecteren
3 personen
Werkzones veilig afzetten
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar terrein brengen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Infostands opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Audioapparatuur aansluiten
2 personen
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
8 personen
Briefing rondleiders geven
6 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Veiligheidsregels toelichten
3 personen
Demonstraties uitvoeren
4 personen
Infostands bemannen
6 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Cateringbuffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste rondleiding aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Materialen en apparatuur afbouwen
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Beschadigde materialen melden
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersbedankje versturen
Foto’s en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12
Balie
Folderrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 16
Afzetlintaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Tangenaantal 8
Portioneerlepelsaantal 6
Dienbladenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Sportmateriaal

Kinderknutseltafelsaantal 3
Knutselmattenaantal 6
Sorteerbakkenaantal 8
Educatieve afvalkaartenaantal 4
Kleurpotlodensetsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 12
EHBO-kofferaantal 2
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Vloeistofdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de bezoekerscapaciteit voordat je het aanmeldformulier publiceert. Deel daarna de aanmeldingen op in rondleidingsgroepen met een vaste starttijd, zodat er geen opstopping ontstaat bij de route.
Plan de veiligheidscontrole vóór het uitnodigen van bezoekers. Loop de volledige rondleidingroute na, markeer risicopunten met afzetpalen en afzetlint en geef medewerkers dezelfde veiligheidsinstructies.
Bevestig catering, partytenten, tafels, stoelen en toiletvoorzieningen uiterlijk één week vooraf. Controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en verlenghaspels beschikbaar zijn.
Stuur bezoekers uiterlijk twee dagen voor de open dag een herinnering met aankomsttijd, parkeer- of verzamelinformatie en veiligheidsregels. Gebruik de actuele bezoekerslijst om groepen en naamkaartjes voor te bereiden.
Test presentaties en video’s minimaal één werkdag vooraf met laptop, beeldscherm, HDMI-kabels, luidsprekers en microfoon. Leg powerbanks en reservekabels klaar; een technische controle op het moment zelf kost vaak bezoekers tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een open dag bij een recyclingbedrijf organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, rondleidingroute en veiligheidsinventarisatie. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag.
Hoeveel bezoekers kan ik toelaten bij een rondleiding door een recyclingbedrijf?: Bepaal de capaciteit aan de hand van de route, veilige loopruimte en het aantal rondleidingsmedewerkers. Plan liever meerdere groepen van maximaal 10 tot 15 bezoekers dan één grote groep; leg de definitieve groepsindeling uiterlijk 2 dagen vooraf vast.
Wanneer moet ik catering en toiletvoorzieningen reserveren voor een open dag?: Reserveer catering, toiletten, partytenten en meubilair minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Bevestig de bestelling opnieuw in de laatste week, nadat je het aantal aanmeldingen en de dieetwensen hebt verwerkt.
Wanneer controleer ik de veiligheid en de bewegwijzering voor de open dag?: Controleer de veiligheidsrisico’s en de volledige route minimaal 1 week vooraf. Print en plaats de bewegwijzering uiterlijk 1 dag vooraf en loop op de ochtend zelf nog één ronde langs afzetlint, afzetpalen en infoborden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.