Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans une entreprise de recyclage

Une journée portes ouvertes dans une entreprise de recyclage demande plus qu’un parcours de visite et quelques invitations. Il faut coordonner la sécurité autour des zones de tri, les groupes de visiteurs, les démonstrations, l’accueil et la restauration. Cette checklist réunit les 79 tâches et 69 fournitures du plan, dans l’ordre où les préparer. Vous saurez aussi quoi confirmer la semaine précédente et quels détails sont souvent oubliés le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le parcours de la visite
2 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Recenser les risques de sécurité
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Répartir le personnel pour les visites guidées
2 personnes
Réserver des prestataires de catering
Réserver les tentes de fête et le mobilier
Réserver les sanitaires
Concevoir les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer un rappel aux visiteurs
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
2 personnes
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
Rassembler le matériel de visite
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site et les installations
3 personnes
Balisage sécurisé des zones de travail
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Monter les stands d'information
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Brancher le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
8 personnes
Briefer les guides
6 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Expliquer les règles de sécurité
3 personnes
Réaliser les démonstrations
4 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Réapprovisionner le buffet traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer le parking
2 personnes
Encadrer les séances photo
Annoncer la dernière visite guidée
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger le matériel et l’équipement
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Signaler les matériaux endommagés
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 12
Comptoir
Présentoirs à dépliantsqté 6
Poteaux de balisageqté 16
Ruban de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Écran
Câbles HDMIqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Pincesqté 8
Cuillères à portionnerqté 6
Plateauxqté 8
Pains de glaceqté 24

Matériel de sport

Tables de bricolage pour enfantsqté 3
Tapis de bricolageqté 6
Bacs de triqté 8
Cartes pédagogiques sur les déchetsqté 4
Sets de crayons de couleurqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Protection auditiveqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de liquideqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et la capacité d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez des groupes de taille définie et un horaire pour éviter que les visiteurs s’accumulent près des équipements.
Formalisez les consignes de sécurité au moins 2 semaines avant l’événement. Elles doivent couvrir les zones accessibles, les équipements de protection, les comportements interdits et la conduite à tenir en cas d’incident.
Ne vous contentez pas d’envoyer les invitations : relancez les inscrits quelques jours avant et demandez leurs besoins alimentaires. Actualisez la liste des visiteurs et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée du premier groupe.
Testez les présentations, les vidéos, l’ordinateur, l’écran, les câbles HDMI, les haut-parleurs et le microphone au moins 1 jour avant. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et batteries externes : ce sont des détails souvent découverts trop tard.
Confirmez le traiteur, les tentes, le mobilier et les sanitaires 7 jours avant, puis vérifiez la météo la veille. Ajustez l’accueil, le balisage et les espaces couverts si les visiteurs doivent attendre ou manger dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes dans une entreprise de recyclage ?: Commencez la préparation au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez dès les premières semaines le traiteur, les tentes, le mobilier et les sanitaires, car ces prestataires peuvent être indisponibles.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec le formulaire d’inscription et les horaires de visite. Traitez les réponses chaque semaine et envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes.
Combien de visiteurs prévoir par groupe de visite ?: Définissez la taille des groupes selon la capacité de votre parcours et les risques identifiés, puis attribuez un accompagnateur à chaque groupe. Prévoyez des créneaux séparés de 15 à 30 minutes pour limiter les croisements.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes de recyclage ?: Vérifiez la météo, le balisage, les panneaux d’information, les badges, le matériel de visite et les installations techniques. Confirmez également la commande du traiteur et la liste finale des visiteurs la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.