Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una empresa de reciclaje

Una jornada de puertas abiertas en una empresa de reciclaje necesita más preparación que una recepción normal: los visitantes deben moverse por una ruta segura, en grupos controlados y con instrucciones claras. Este plan reúne 79 tareas y 69 materiales para coordinar el programa, las inscripciones, el personal, el catering y la zona de recepción. Empieza definiendo la capacidad y el recorrido; después organiza la comunicación y deja las comprobaciones técnicas y de seguridad para los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ruta de la visita guiada
2 personas
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
Inventariar los riesgos de seguridad
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Asignar personal para las visitas guiadas
2 personas
Reservar proveedores para catering
Reservar carpas y mobiliario para fiestas
Reservar instalaciones de aseo
Diseñar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar recordatorio a los visitantes
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señalización
2 personas
Comprobar los paneles informativos
2 personas
Probar presentaciones y videos
2 personas
Reunir el material de la visita guiada
2 personas
Confirmar el pedido de catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el terreno y las instalaciones
3 personas
Delimitar de forma segura las zonas de trabajo
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llevar los materiales al recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar los puntos de información
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar el equipo de audio
2 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
8 personas
Dar la briefing a los guías
6 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Guiar visitas
6 personas
Explicar las normas de seguridad
3 personas
Realizar demostraciones
4 personas
Atender los puestos de información
6 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Reponer el buffet de catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar al parking
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Anunciar la última visita guiada
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar materiales y equipos
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Informar de materiales dañados
Registrar objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los visitantes
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Manteles individualescant. 12
Mostrador
Expositores para folletoscant. 6
Postes separadorescant. 16
Cinta de balizamientocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Portátil
Pantalla
Cables HDMIcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Banners de empresacant. 6
Banderascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Plantascant. 12
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Termoscant. 6
Pinzascant. 8
Cucharones dosificadorescant. 6
Bandejascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Material deportivo

Mesas de manualidades para niñoscant. 3
Tapetes de manualidadescant. 6
Bandejas de clasificacióncant. 8
Tarjetas educativas sobre residuoscant. 4
Juegos de lápices de colorescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 24
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Gafas de seguridadcant. 20
Protección auditivacant. 12
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Dispensadores de líquidoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define la capacidad antes de publicar el formulario de inscripción. Calcula cuántas personas puede acompañar cada guía y divide las visitas en grupos con una hora de inicio concreta.
Cierra la ruta guiada al menos una semana antes y recórrela con el personal. Comprueba cruces de vehículos, zonas restringidas, puntos de espera y dónde colocar postes separadores o cinta de balizamiento.
Envía las instrucciones de seguridad junto con el recordatorio, entre 48 y 72 horas antes. Incluye la hora de llegada, la ropa o calzado recomendado, las zonas no accesibles y el punto de encuentro.
Confirma las preferencias dietéticas y el pedido de catering entre 5 y 7 días antes. Prepara una zona separada para café, té y agua, y calcula la vajilla reutilizable según el número máximo de visitantes por turno.
Haz una prueba completa de las presentaciones y los vídeos el día anterior. Conecta portátil, pantalla, altavoces, micrófono, cables HDMI, regletas y baterías externas, y guarda una alternativa por si falla la conexión.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una jornada de puertas abiertas en una planta de reciclaje?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La ruta, la evaluación de riesgos, la capacidad de visitantes y las reservas de catering, carpas, mobiliario y aseos deben quedar definidas antes de abrir las inscripciones.
¿Cuántas personas pueden formar un grupo de visita guiada?: Depende de la ruta y de la capacidad autorizada, pero conviene fijar un máximo operativo antes de publicar el formulario. Si una visita dura 45 minutos, programa grupos escalonados y deja al menos 15 minutos para la salida y la entrada del siguiente grupo.
¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los visitantes inscritos?: Envíalo entre 48 y 72 horas antes de la jornada. Repite la hora asignada, el punto de encuentro, las instrucciones de seguridad, las preferencias dietéticas registradas y cualquier cambio por el pronóstico del tiempo.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la jornada de puertas abiertas?: Comprueba la señalización, los paneles informativos, la ruta, el material de los guías y todo el equipo audiovisual. Reserva entre 60 y 90 minutos para probar vídeos, presentaciones, micrófono, altavoces y conexiones eléctricas.

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