Checklist voor een goed georganiseerde puzzelwedstrijd

Een puzzelwedstrijd staat of valt met duidelijke regels, gecontroleerde puzzels en een strakke scoreverwerking. Leg eerst het wedstrijdformat vast en werk daarna via rondes, teams en inschrijvingen naar de wedstrijddag toe. Reserveer de locatie op tijd en controleer of er genoeg tafels, stoelen, antwoordformulieren en schrijfmateriaal zijn. Op de dag zelf voorkom je vertraging door materialen per ronde te sorteren en de registratie vooraf in te richten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat en regels vastleggen
2 personen
Puzzelrondes samenstellen
3 personen
Puzzeloplossingen controleren
2 personen
Tie-breaker voorbereiden
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en trofeeën bestellen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Puzzelbladen afdrukken
2 personen
Antwoordformulieren afdrukken
Scoreformulieren voorbereiden
Naambadges schrijven
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
Materialen per ronde sorteren
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Zaal openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Puzzeltafels nummeren
2 personen
Puzzels en antwoordbladen klaarleggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Puzzelronde één begeleiden
3 personen
Antwoorden van ronde één innemen
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Puzzelronde twee begeleiden
3 personen
Tussenstand berekenen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Puzzelronde drie begeleiden
3 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Avondeten en dranken serveren
3 personen
Tie-breaker uitvoeren
2 personen
Eindscore controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Prijstafel

Spelmateriaal

Puzzelboekjesaantal 70
Antwoordformulierenaantal 210
Scoreformulierenaantal 20
Tie-breakerpuzzelsaantal 10
Pennenaantal 80
Potlodenaantal 80
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 10
Teamnummerkaartenaantal 20
Naambadgesaantal 70
Klembordenaantal 20
Enveloppenaantal 80
Antwoordboxenaantal 4
Rekenmachinesaantal 10
Stopwatchesaantal 3
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 6
Papiersnijder
Nietmachinesaantal 2
Nietjesaantal 2
Plakbandaantal 4
Schrijfpapieraantal 500
Prijzenaantal 3
Trofee

Apparatuur

Luidspreker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6
Kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Rondebordjesaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer elke puzzel minstens één keer met de bijbehorende oplossing voordat je de puzzelboekjes afdrukt. Test ook de tie-breaker, zodat je bij een gelijke stand direct kunt doorpakken.
Maak per team een compleet pakket met teamnummerkaart, puzzelboekje, antwoordformulieren, pennen, potloden en gum. Leg daarnaast reserve-exemplaren en extra schrijfmateriaal klaar voor ontbrekende of beschadigde spullen.
Plan de registratie zo dat deelnemers minimaal 15 minuten vóór de eerste ronde aanwezig kunnen zijn. Leg naambadges, teamindeling en antwoordboxen bij één duidelijke registratietafel klaar.
Sorteer het materiaal per ronde in aparte enveloppen en nummer de puzzeltafels vooraf. Zo hoef je tussen rondes niet te zoeken en blijft de uitgifte van puzzels en antwoordbladen gecontroleerd.
Open de zaal minstens 60 minuten voor aanvang om te ventileren en tafels, stoelen, koffie en thee klaar te zetten. Test vóór binnenkomst van de deelnemers ook de luidspreker en microfoon als je mondelinge uitleg geeft.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb ik nodig om een puzzelwedstrijd te organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren. In die periode kun je het format vastleggen, puzzelrondes samenstellen en controleren, de locatie reserveren, uitnodigingen versturen en prijzen bestellen.
Hoeveel puzzels moet ik voorbereiden voor een puzzelwedstrijd?: Maak voor elke geplande ronde één puzzel plus minimaal één tie-breakerpuzzel. Druk daarnaast per team een exemplaar van de puzzel en de antwoordformulieren af, met enkele reserve-exemplaren voor fouten of extra deelnemers.
Hoe laat moet de zaal open voor een puzzelwedstrijd?: Open de zaal minstens 60 minuten vóór de start. Gebruik het eerste halfuur voor ventileren, tafels en stoelen opstellen en de registratietafel inrichten; houd daarna ongeveer 15 minuten over voor een laatste controle.
Hoeveel schrijfmateriaal heb ik per team nodig?: Leg per team minimaal 2 pennen en 2 potloden klaar, plus 1 gum. Voeg puntenslijpers toe wanneer potloden onderdeel zijn van de wedstrijd en leg ten minste 10 procent extra schrijfmateriaal apart als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.