Organiser un concours de puzzle sans rien oublier
Un concours de puzzle demande surtout une préparation précise : les règles, les manches, les réponses et le comptage des scores doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation de la salle à la remise des trophées. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme le départage, les badges, les boîtes de réponse et le tri du matériel par manche. Utilise-la pour répartir les 48 tâches et vérifier les 58 éléments du plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format et les règles de la compétition
2 personnes
Composer les manches de puzzle
3 personnes
Vérifier les solutions du puzzle
2 personnes
Préparer le départage
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix et les trophées
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Imprimer les feuilles de puzzle
2 personnes
Imprimer les formulaires de réponse
Préparer les feuilles de score
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix
Trier le matériel par manche
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Événement
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Numéroter les tables de puzzle
2 personnes
Préparer les puzzles et les feuilles de réponses
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Expliquer les règles du match
Animer la première manche de puzzle
3 personnes
Récupérer les réponses du premier tour
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Animer la deuxième manche de puzzle
3 personnes
Calculer le score intermédiaire
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer le troisième tour de puzzle
3 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Servir le dîner et les boissons
3 personnes
Organiser le tie-break
2 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 70
- Table d'inscription
- Table des prix
Matériel de jeu
- Livrets de puzzlesqté 70
- Formulaires de réponseqté 210
- Feuilles de scoreqté 20
- Puzzles de départageqté 10
- Stylosqté 80
- Crayonsqté 80
- Gommesqté 30
- Taille-crayonsqté 10
- Cartes numérotées pour les équipesqté 20
- Badges nominatifsqté 70
- Presse-papiersqté 20
- Enveloppesqté 80
- Boîtes de réponseqté 4
- Calculatricesqté 10
- Chronomètresqté 3
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
- Massicot
- Agrafeusesqté 2
- Agrafesqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Papier à écrireqté 500
- Prixqté 3
- Trophée
Équipement
- Haut-parleur
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Imprimante
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à boireqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 6
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai
- Balayette et pelle
- Serpillièreqté 2
- Seauqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Décoration
- Nappesqté 12
- Assiettes rondesqté 4
- Flèches de signalisationqté 10
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Définis le format, la durée et les règles avant de composer les manches. Prépare aussi une méthode de départage avec au moins un puzzle supplémentaire, afin de ne pas improviser en cas d’égalité.
- Vérifie chaque solution avant d’imprimer les livrets et les formulaires de réponse. Prévois une version corrigée séparée et contrôle les feuilles de score au moins quelques jours avant le concours.
- Traite les inscriptions avant le jour J et prépare la répartition des équipes à l’avance. Note les besoins alimentaires reçus pour éviter de chercher ces informations au moment de l’accueil.
- Trie le matériel par manche dans des enveloppes ou des boîtes distinctes. Numérote les tables et prépare à chaque place les crayons, stylos, gommes, taille-crayons et feuilles nécessaires.
- Arrive assez tôt pour récupérer les clés, aérer la salle et installer les tables, les chaises et les postes d’accueil. Garde un créneau d’au moins 60 minutes avant l’ouverture pour les affichages, les badges, le café et le test du microphone.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de puzzle ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, ouvrir les inscriptions, préparer et vérifier les manches, commander les prix et imprimer les documents.
- Quand imprimer les puzzles et les feuilles de réponse ?
- Imprime-les 3 à 7 jours avant le concours, après avoir vérifié toutes les solutions. Prépare ensuite les lots par manche et conserve quelques exemplaires de secours pour les erreurs ou les inscriptions de dernière minute.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévois au moins 60 minutes avant l’accueil des participants. Il faut installer les tables et les chaises, numéroter les postes, préparer la table d’inscription, répartir le matériel, mettre le café en place et tester le haut-parleur et le microphone.
- Que prévoir en cas d’égalité au concours de puzzle ?
- Prépare au moins un puzzle de départage par manche décisive, avec ses propres feuilles de réponse et son chronomètre. Annonce la règle avant le début du concours et vérifie les solutions avant de les placer dans une enveloppe séparée.
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