Pumptrackwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een pumptrackwedstrijd vraagt om meer dan startnummers en een jury. Leg eerst het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement vast; regel daarna locatie, vergunningen, verzekering en veiligheidsbezetting. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, controleer je deelnemersgegevens en maak je startlijsten. Deze checklist helpt je ook met de details die vaak te laat worden geregeld, zoals reservefietsen, fietsgereedschap, stroom, geluidsapparatuur en een plan voor veranderlijk weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Reglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Juryleden vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Prijzen bestellen
Huurmaterialen reserveren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers afdrukken
Deelnemersinformatie afdrukken
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Batterijen opladen
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Pumptrack schoonvegen
4 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Vrije training begeleiden
4 personen
Rijdersbriefing geven
2 personen
Kwalificatierondes begeleiden
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Finalisten bekendmaken
Finales begeleiden
6 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inladen
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen online publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Jurytafel
Kledingrek

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Stopcontactverdelersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Megafon

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietspomp met manometer
Stopwatchaantal 4
Telbordenaantal 4
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Koelkompressenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 15
Portofoonsaantal 8
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
A4-printpapieraantal 2
Weegschalenaantal 2
Nummerbordjesaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Lintafzettingaantal 4
Verkeerskegelsaantal 30
Zandzakkenaantal 20
Vloermattenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Podiumachtergrond
Vlaggenlijnenaantal 8
Bannersaantal 6
Richtingbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponsjesaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wedstrijddag achteruit vanaf de eerste start. Reserveer tijd voor opbouw van partytenten, jurytafel, podiumblokken en geluidsapparatuur, plus een aparte periode voor deelnemerscontrole en het uitdelen van startnummers.
Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf of alle deelnemersgegevens compleet zijn. Gebruik die controle voor categorieën, startnummers, startlijsten en verzamelde dieetwensen, zodat wijzigingen niet pas bij de inschrijving ontstaan.
Maak een aparte materiaalcheck voor pech en kleine reparaties. Leg naast reservefietsen ook fietspompen, een pomp met manometer, inbussleutelsets, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar.
Test stroom en communicatie vóór de eerste deelnemer arriveert. Sluit laptop, printer, tablets, mobiele speakers en draadloze microfoon aan met stopcontactverdelers en verlengkabels; leg powerbanks en een megafon als back-up klaar.
Plan een weercontrole 24 uur vóór de wedstrijd en nogmaals op de ochtend zelf. Controleer dan of partytenten, EHBO-koffer, reddingsdekens en de bezetting van EHBO en vrijwilligers daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pumptrackwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met format, categorieën, locatie, vergunningen, verzekering en veiligheidsplan. Reserveer juryleden en EHBO-bezetting uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de deelnemersadministratie enkele dagen voor de wedstrijd af.
Welke materialen heb ik nodig voor een pumptrackwedstrijd?: Reken in elk geval op registratie- en juryapparatuur, startnummers, startnummerbanden, stopwatch, telborden, medailles, bekers en podiumblokken. Leg daarnaast EHBO-materiaal, reservefietsen en basisgereedschap voor pech klaar.
Wanneer moet ik de startlijsten voor een pumptrackwedstrijd maken?: Maak een eerste versie zodra de inschrijvingen sluiten, meestal 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna namen, categorieën en startnummers opnieuw en druk de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk de dag ervoor af.
Hoe regel ik de veiligheid bij een pumptrackwedstrijd?: Werk minimaal 4 weken vooraf een veiligheidsplan uit en leg vast wie EHBO verzorgt, waar de EHBO-koffer ligt en hoe je deelnemers en publiek informeert. Controleer op de wedstrijddag ook de baan, vluchtroutes, tenten, kabels en de bereikbaarheid van hulpdiensten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.