Checklist pour organiser une compétition de pumptrack

Une compétition de pumptrack demande une préparation sportive, administrative et logistique bien coordonnée. Commencez par fixer le format, les catégories et le règlement, puis sécurisez le lieu, les autorisations, l’assurance et les secours. Les inscriptions et les listes de départ doivent être finalisées assez tôt pour préparer les dossards et le chronométrage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au contrôle du matériel et de la météo le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Réserver le lieu du concours
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir les membres du jury
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Commander les prix
Réserver le matériel de location
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les dossards
Imprimer les informations des participants
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Recharger les batteries
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Balayer le pumptrack
4 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Encadrer l’entraînement libre
4 personnes
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
Animer les tours de qualification
6 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Balisage du terrain de compétition
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
2 personnes
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Table du jury
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 3
Jeux de clés Allenqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 12
Pompe à vélo avec manomètre
Chronomètreqté 4
Panneaux de comptageqté 4
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 12
Blocs de podiumqté 3
Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Packs de froidqté 12
Gilets de sécuritéqté 15
Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Papier d'impression A4qté 2
Balancesqté 2
Numéros de tableqté 20
Barrières de sécuritéqté 30
Balisage à rubanqté 4
Cônes de signalisationqté 30
Sacs de sableqté 20
Tapis de solqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Saladiersqté 6
Plateauxqté 6
Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannièresqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et les catégories au moins 6 semaines avant la compétition. Le règlement doit préciser les manches, les critères de classement, les horaires et les conditions de participation.
Demandez les autorisations, vérifiez l’assurance et validez le plan de sécurité 4 à 6 semaines à l’avance. Confirmez aussi la présence des secours et désignez clairement la personne responsable en cas d’incident.
Fermez les inscriptions au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données, d’attribuer les numéros de départ, d’imprimer les dossards et d’établir les listes par catégorie.
Prévoyez une équipe d’au moins 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus du jury et des secours. Répartissez les rôles avant l’ouverture : accueil, départs, chronométrage, résultats, ravitaillement et orientation du public.
Contrôlez le matériel la veille et relisez les prévisions météo 24 heures avant. Testez le chronomètre, les tablettes, l’imprimante, les enceintes et le micro, puis préparez aussi les pompes, clés Allen, démonte-pneus et chambres à air de rechange.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de pumptrack ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le site, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et commander les médailles ou autres récompenses.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de pumptrack ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Il restera suffisamment de temps pour corriger les informations des participants, préparer les numéros de départ et imprimer les listes.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de pumptrack ?: Comptez 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus des membres du jury et des secours. Pour 60 participants, prévoyez donc au moins 4 à 6 bénévoles opérationnels, avec des rôles définis.
Que faut-il prévoir en cas de pluie ou de panne mécanique ?: Vérifiez la météo 24 heures avant et prévoyez des tentes, des rallonges protégées et des batteries externes. Pour les vélos, gardez au minimum une pompe avec manomètre, deux jeux de clés Allen, un démonte-pneu et plusieurs chambres à air de rechange.

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