Checklist voor een goed georganiseerde fietsveiling
Een fietsveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen verzamelen en een veilingmeester regelen. Je moet eigendom en technische staat controleren, elk lot registreren en bezoekers snel kunnen laten inschrijven en betalen. Plan de veilingdatum pas nadat de locatie, betaalvoorziening en fietsenstroom zijn afgestemd. Deze checklist volgt de logische volgorde: eerst inventariseren en publiceren, daarna controleren en voorbereiden, en ten slotte de opbouw en uitvoering op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Veilingdatum publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Veilinglocatie reserveren
Betaalvoorziening reserveren
Veilingfietsen registreren
3 personen
Fietsen op eigendom controleren
2 personen
Fietsen technisch inspecteren
3 personen
Fietsen schoonmaken
3 personen
Kleine reparaties uitvoeren
3 personen
Veilingnummers toewijzen
2 personen
Fietsgegevens invoeren
2 personen
Veilingcatalogus maken
2 personen
Catalogus afdrukken
Lotlabels voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Betaalprocedure testen
2 personen
Veilingteam instrueren
4 personen
Locatie openen
2 personen
Fietsen uitladen
5 personen
Fietsen opstellen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Fietsen en catalogus controleren
3 personen
Veilingbalie testen
2 personen
Event
Bezoekers registreren
3 personen
Biedkaarten uitgeven
2 personen
Fietsen laten bezichtigen
3 personen
Veiling openen
Fietsen veilen
3 personen
Verkoopresultaten registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Fietsen meegeven
4 personen
Niet-verkochte fietsen markeren
2 personen
Veilingbalie afsluiten
2 personen
Nazorg
Meubilair afbreken
4 personen
Fietsen veilig stallen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Onbetaalde kavels opvolgen
Niet-verkochte fietsen afhandelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Registratietafelsaantal 2
- Veilingtafelsaantal 2
- Stoelenaantal 100
- Fietsenrekkenaantal 8
- Fietsstandaardsaantal 80
- Afzetpalenaantal 8
Sportmateriaal
- Veilingfietsenaantal 80
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Printer
- Betaalterminalsaantal 2
- Barcodescannersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Fietspompenaantal 3
- Fietsreparatiestandaardsaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Geldkistaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Veilingbanner
- Bewegwijzeringsbordenaantal 12
- Lotnummerhoudersaantal 80
Stationery
- Biedkaartenaantal 120
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Ontvangstbewijzenboekjesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakwagen
Catering
- Boodschappen
Tips
- Geef elke fiets één vast veilingnummer en gebruik dat nummer op de lotlabels, in de catalogus en bij de registratie. Zo voorkom je verwisselingen wanneer meerdere fietsen tegelijk worden bekeken.
- Plan de technische inspectie vóór het afdrukken van de catalogus. Een fiets die daarna afvalt of nog een reparatie nodig heeft, zorgt anders voor foutieve informatie op papier.
- Test de volledige betaalprocedure uiterlijk één dag vooraf met de betaalterminals, laptop, printer en eventuele barcodescanners. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de registratiebalie.
- Zet de fietsen op volgorde van veilingnummer en maak looppaden met afzetpalen. Plaats fietsenrekken of fietsstandaards zo dat bezoekers kunnen kijken zonder de registratiebalie of de veilingtafels te blokkeren.
- Wijs het veilingteam vóór opening vaste rollen toe: registratie, vragen over fietsen, veilingbegeleiding en betaling. Reserveer daarnaast tijd om de geluidsinstallatie en draadloze microfoons vóór de eerste bezoekers te testen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsveiling organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren. In die periode kun je de locatie reserveren, de veilingdatum publiceren, fietsen registreren, eigendom en technische staat controleren en de catalogus voorbereiden.
- Wanneer moet ik de veilingcatalogus afdrukken?
- Druk de catalogus pas af nadat alle fietsen technisch zijn geïnspecteerd, kleine reparaties zijn verwerkt en de fietsgegevens definitief zijn. Plan dat bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de veiling, zodat je nog fouten kunt corrigeren.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een fietsveiling?
- Reken op minimaal 3 uur voor het uitladen, opstellen van de fietsen, plaatsen van tafels en stoelen, inrichten van de registratiebalie en aansluiten van de geluidsinstallatie. Voeg extra tijd toe als de locatie geen laad- en losruimte dicht bij de zaal heeft.
- Wanneer test je de betaling en registratie?
- Test de betaalprocedure uiterlijk 1 dag vóór de veiling en doe op de veilingdag nog een korte controle vóór opening. Controleer daarbij de betaalterminals, printer, laptop, barcodescanners en de werkwijze voor het koppelen van betalingen aan veilingnummers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!