LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde promotiewedstrijd

Een promotiewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers werven en een schema maken. Je regelt tegelijk de inschrijvingen, wedstrijdbegeleiding, kleedkamers, materialen, catering en publieksstroom. Begin met het programma en de regels, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Controleer daarna het terrein, de sportmaterialen en de techniek. Op de wedstrijddag draait alles om een vaste volgorde: ontvangst, opstellingen, wedstrijden, uitslagen en de afronding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijdschema publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen openen

  • Promotieposters verspreiden

    2 personen

  • Socialmediaberichten plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Scheidsrechter bevestigen

  • Reservering kleedkamers maken

  • Reservering materialen controleren

  • Teamopstellingen verzamelen

    2 personen

  • Wedstrijdregels delen

  • Programma afdrukken

  • Polsbandjes sorteren

  • Prijslijst afdrukken

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Wedstrijdformulieren klaarleggen

  • Terrein inspecteren

    2 personen

  • Veld belijnen

    2 personen

  • Doelen plaatsen

    4 personen

  • Tribunegebied afzetten

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Kassa inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Kleedkamers controleren

    2 personen

  • EHBO-middelen klaarleggen

  • Ballonnen en vlaggen plaatsen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Teams ontvangen

    3 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Entree en registratie verzorgen

    2 personen

  • Wedstrijd openen

  • Wedstrijd begeleiden

    4 personen

  • Score bijhouden

  • Muziek en omroep verzorgen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Catering afrekenen

    2 personen

  • Kleedkamers controleren

  • Prijsuitreiking voorbereiden

    2 personen

  • Prijsuitreiking begeleiden

    3 personen

  • Teamfoto maken

    2 personen

  • Avondprogramma begeleiden

    2 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie afbreken

    2 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Kleedkamers schoonmaken

    2 personen

  • Materialen tellen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Wedstrijdformulieren archiveren

  • Geleende spullen terugbrengen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 60
  • Biertafelsaantal 6
  • Kleedkamerbankenaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Afzethekkenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Karaffenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Broodmandenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2

Apparatuur

  • Speakersaantal 2
  • Microfoonsaantal 2
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Oplaadbare werklampenaantal 4

Sportmateriaal

  • Wedstrijdballenaantal 6
  • Reserveballenaantal 4
  • Pionnenaantal 30
  • Trainingshesjesaantal 24
  • Doelnettenaantal 2
  • Cornervlaggenaantal 4
  • Fluitjesaantal 3
  • Wedstrijdklokkenaantal 2
  • Scorebord
  • Veldbelijningskar
  • Veldmarkeringspinnenaantal 20
  • Scheidsrechterskaartenaantal 2
  • Aanvoerdersbandenaantal 4
  • Waterbidonsaantal 24
  • Bidonkrattenaantal 4
  • Tassen voor wedstrijdballenaantal 2

Decoratie

  • Clubvlaggenaantal 12
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonlintaantal 4
  • Welkomstbord
  • Pijlbordenaantal 10
  • Tafelkledenaantal 8
  • Prijzenaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Schoonmaak

  • Bezemsetsaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakkarrenaantal 2

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 6
  • Buitenlampenaantal 4

Tips

  • Open de aanmeldingen pas nadat het wedstrijdschema, de regels en de uiterste inschrijfdatum klaarstaan. Verzamel teamopstellingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je het programma en de catering nog kunt aanpassen.
  • Bevestig de scheidsrechter en reserveer de kleedkamers minimaal 2 weken vooraf. Controleer ook of de gereserveerde materialen daadwerkelijk beschikbaar zijn; een ontbrekende bal of pion valt pas op als de eerste wedstrijd begint.
  • Plan de terreincontrole op de dag vóór het evenement en loop het veld opnieuw na 2 uur vóór de start. Regel dan ook het belijnen van het veld, het plaatsen van de doelen en het afzetten van het tribunegebied.
  • Zet de ontvangsttafel ten minste 60 minuten vóór de eerste wedstrijd klaar met polsbandjes, programma’s en wedstrijdformulieren. Sorteer polsbandjes vooraf per team of deelnemersgroep, zodat inschrijven niet ophoopt.
  • Koel dranken minstens 3 uur vóór aanvang en bereid hapjes in rondes die passen bij het programma. Zet naast klaptafels en afvalbakken ook karaffen, herbruikbare bekers en voldoende koelboxen klaar; die laatste worden vaak vergeten bij het verzamelen van de materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een promotiewedstrijd organiseren?
Begin minimaal 6 weken vooraf met het schema, de locatie, de scheidsrechter en de aanmeldingen. Plan de definitieve teamopstellingen, catering en materiaalscontrole in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema publiceren?
Publiceer het eerste schema zodra de aanmeldingen open gaan, zodat deelnemers hun beschikbaarheid kunnen controleren. Deel het definitieve schema uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd samen met de regels en praktische informatie.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een promotiewedstrijd?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per persoon per uur. Houd voor officials en medewerkers extra voorraad apart en koel de dranken minimaal 3 uur van tevoren.
Hoe vroeg moet het terrein klaar zijn voor de eerste wedstrijd?
Zorg dat het terrein 60 minuten vóór de eerste wedstrijd toegankelijk en ingericht is. Controleer het veld, de doelen, de afzethekken, de tribunezone en de wedstrijdballen nog één keer voordat teams zich melden.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!