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Werbewettkampf organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Werbewettkampf braucht mehr als Teams und Sportmaterial. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Schiedsrichter, Umkleiden und die Nutzung des Geländes rechtzeitig koordinieren. Am Veranstaltungstag kommen Spielfeld, Absperrungen, Beschilderung, Technik und Verpflegung zusammen. Diese Checkliste führt dich von der Veröffentlichung des Wettkampfplans bis zur letzten Vorbereitung vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfplan veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Promotionsplakate verteilen

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Schiedsrichter bestätigen

  • Umkleidekabinen reservieren

  • Materialreservierung prüfen

  • Teamaufstellungen sammeln

    2 Personen

  • Spielregeln verteilen

  • Programm drucken

  • Armbänder sortieren

  • Preisliste drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Wettkampfformulare bereitlegen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Spielfeld markieren

    2 Personen

  • Ziele aufstellen

    4 Personen

  • Tribünenbereich absperren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Umkleidekabinen kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Ballons und Fahnen platzieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teams empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Einlass und Registrierung betreuen

    2 Personen

  • Wettkampf eröffnen

  • Wettbewerb begleiten

    4 Personen

  • Punkte erfassen

  • Musik und Durchsagen betreuen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Catering abrechnen

    2 Personen

  • Umkleidekabinen kontrollieren

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Teamfoto machen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Wettkampfformulare archivieren

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 6
  • UmkleidebänkeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4

Sportmaterial

  • WettkampfbälleAnz. 6
  • ErsatzbälleAnz. 4
  • KegelAnz. 30
  • TrainingswestenAnz. 24
  • ZielnetzeAnz. 2
  • EckfahnenAnz. 4
  • PfeifenAnz. 3
  • WettkampfuhrAnz. 2
  • Anzeigetafel
  • Feldmarkierungswagen
  • FeldmarkierpfostenAnz. 20
  • SchiedsrichterkartenAnz. 2
  • KapitänsbindenAnz. 4
  • WasserflaschenAnz. 24
  • TrinkkastenkistenAnz. 4
  • Taschen für WettkampfbälleAnz. 2

Dekoration

  • ClubflaggenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 8
  • PreiseAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • AußenlampenAnz. 4

Tipps

  • Veröffentliche den Wettkampfplan mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und öffne die Anmeldung erst, wenn Startzeit, Regeln und Teilnahmebedingungen feststehen.
  • Sammle Teamaufstellungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Wettkampf. Danach lassen sich Programm, Einkauf und Verpflegung deutlich zuverlässiger planen.
  • Bestätige Schiedsrichter, Umkleidekabinen und die Materialreservierung mindestens 2 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Wettkampfbälle, sondern auch Ersatzbälle, Kegel und Verlängerungskabel.
  • Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks so vor, dass sie zum Einlass bereitstehen. Für den Ausschank solltest du wiederverwendbare Becher, Karaffen und ausreichend Serviergeschirr gemeinsam bereitstellen.
  • Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mit einem festen Zeitpuffer von mindestens 2 Stunden: Gelände inspizieren, Spielfeld markieren, Ziele aufstellen, Tribünenbereich absperren und Lautsprecher sowie Mikrofone testen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Werbewettkampf ankündigen?
Veröffentliche den Wettkampfplan etwa 4 bis 6 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Plakate, Social-Media-Beiträge und die Bearbeitung der Anmeldungen.
Wann muss die Anmeldung für einen Werbewettkampf schließen?
Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampf. Dann kannst du Teamaufstellungen, Ernährungswünsche, Programm und Einkauf noch ordentlich abgleichen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Werbewettkampfs?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei mehreren Spielfeldern eher 3 Stunden. Geländeprüfung, Markierungen, Ziele, Absperrgitter und Technik werden sonst schnell zu knapp.
Was wird bei einem Werbewettkampf besonders oft vergessen?
Häufig fehlen Ersatzbälle, Verlängerungskabel, Abfallbehälter oder Material für die Umkleiden. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und teste die Lautsprecher und Mikrofone vor dem Einlass.

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