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Checklist pour organiser un match promotionnel

Un match promotionnel demande de coordonner les inscriptions, les équipes, l’arbitrage et l’accueil sans laisser les détails au dernier moment. Commence par publier le programme et ouvrir les inscriptions, puis verrouille les besoins alimentaires, les vestiaires et le matériel. La dernière semaine sert à confirmer les participants et préparer les documents. Le jour J, prévois encore l’installation du terrain, la signalétique, les boissons et les feuilles de match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Publier le programme des matchs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Distribuer les affiches promotionnelles

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer l’arbitre

  • Réserver les vestiaires

  • Vérifier la réservation du matériel

  • Rassembler les compositions d’équipe

    2 personnes

  • Partager les règles du concours

  • Imprimer le programme

  • Trier les bracelets

  • Imprimer la liste des prix

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Préparer les feuilles de match

  • Inspecter le site

    2 personnes

  • Tracer le terrain

    2 personnes

  • Installer les buts

    4 personnes

  • Délimiter la zone des tribunes

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Vérifier les vestiaires

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Installer les ballons et les drapeaux

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les équipes

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Gérer l’entrée et l’inscription

    2 personnes

  • Ouvrir la compétition

  • Accompagner la compétition

    4 personnes

  • Suivre le score

  • Assurer la musique et les annonces

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Régler la restauration

    2 personnes

  • Vérifier les vestiaires

  • Préparer la remise des prix

    2 personnes

  • Animer la remise des prix

    3 personnes

  • Prendre la photo de l’équipe

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Démonter le système de sonorisation

    2 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Compter le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Archiver les formulaires de compétition

  • Rendre les objets empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 60
  • Tables de bièreqté 6
  • Bancs de vestiaireqté 6
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Barrières de sécuritéqté 12
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Tasses à caféqté 40
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 8
  • Carafesqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Corbeilles à painqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 4
  • Bouilloiresqté 2

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Matériel de sport

  • Ballons de matchqté 6
  • Ballons de rechangeqté 4
  • Cônesqté 30
  • Chasubles d’entraînementqté 24
  • Filets de butqté 2
  • Drapeaux de coinqté 4
  • Siffletsqté 3
  • Pendule de matchqté 2
  • Tableau des scores
  • Chariot de traçage du terrain
  • Piquets de marquage de terrainqté 20
  • Cartons d’arbitreqté 2
  • Brassards de capitaineqté 4
  • Bidons d’eauqté 24
  • Caisses de bidonsqté 4
  • Sacs pour ballons de matchqté 2

Décoration

  • Drapeaux du clubqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 4
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Nappesqté 8
  • Prixqté 3

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Chariots de ménageqté 2

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Lampes d'extérieurqté 4

Conseils

  • Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant le match et fixe une date limite claire. Cela te laisse quelques jours pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et compléter les compositions d’équipe.
  • Confirme l’arbitre et les vestiaires 7 à 10 jours avant, puis vérifie la réservation du matériel. Un simple contrôle évite de découvrir le matin du match qu’il manque des buts, des bancs ou des ballons de rechange.
  • Imprime le programme, les feuilles de match, les règles du concours et la liste des prix au plus tard la veille. Prévois plusieurs exemplaires de chaque document pour les équipes, l’arbitre et l’accueil.
  • Refroidis les boissons au moins 4 heures avant le coup d’envoi et prépare les en-cas en tenant compte des besoins alimentaires reçus. Les gobelets réutilisables, les carafes et les glacières doivent être regroupés au même point de service.
  • Inspecte le site avant l’arrivée des équipes : trace le terrain, installe les buts et délimite les tribunes. Fais cette vérification 90 minutes avant le début pour garder du temps en cas de problème avec les rallonges, les haut-parleurs ou l’éclairage.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un match promotionnel ?
Ouvre-les idéalement 3 semaines avant le match et ferme-les 5 à 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et préparer les compositions d’équipe.
Quand confirmer l’arbitre et réserver les vestiaires ?
Confirme l’arbitre et les vestiaires au moins 7 jours avant l’événement. Refais une vérification 48 heures avant, en même temps que la réservation du matériel et le programme définitif.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le terrain ?
Prévois au minimum 90 minutes avant le premier match. Ce créneau couvre l’inspection du site, le traçage du terrain, l’installation des buts, les barrières et la zone des tribunes.
Quand préparer les boissons et les documents du match ?
Imprime les documents la veille et mets les boissons au frais au moins 4 heures avant le début. Les en-cas peuvent être préparés le jour même, après vérification des besoins alimentaires.

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