Checklist para organizar un evento promocional
Un evento promocional con competición necesita coordinación entre inscripciones, equipos, árbitro, recinto y atención al público. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse: primero se comunica el horario y se abren las inscripciones; después se confirma el material, la comida y la distribución del espacio. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los formularios del partido, las pulseras y la señalización de gradas y campo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar el horario de la competición
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar al árbitro
Hacer la reserva de los vestuarios
Comprobar la reserva de materiales
Recopilar alineaciones de equipos
2 personas
Compartir las reglas del concurso
Imprimir el programa
Clasificar las pulseras
Imprimir la lista de precios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar los formularios del partido
Inspeccionar el recinto
2 personas
Marcar el campo
2 personas
Colocar las porterías
4 personas
Delimitar la zona de gradas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Preparar materiales de primeros auxilios
Colocar globos y banderas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los equipos
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Gestionar la entrada y el registro
2 personas
Abrir la competición
Coordinar la competición
4 personas
Llevar el marcador
Encargarse de la música y los anuncios
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cobrar el catering
2 personas
Comprobar los vestuarios
Preparar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Tomar foto de equipo
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar formularios de competición
Devolver los artículos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 6
- Bancos del vestuariocant. 6
- Percheroscant. 2
- Vallas de separacióncant. 12
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Jarrascant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cestas de pancant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Lámparas de trabajo recargablescant. 4
Material deportivo
- Balones de competicióncant. 6
- Pelotas de repuestocant. 4
- Conoscant. 30
- Chalecos de entrenamientocant. 24
- Redes de porteríacant. 2
- Banderines de esquinacant. 4
- Silbatoscant. 3
- Relojes de competicióncant. 2
- Marcador
- Carro de marcado de campo
- Picas de marcaje del campocant. 20
- Tarjetas para árbitroscant. 2
- Brazaletes de capitáncant. 4
- Bidones de aguacant. 24
- Cajas para bidonescant. 4
- Bolsas para balones de competicióncant. 2
Decoración
- Banderas del clubcant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 4
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 10
- Mantelescant. 8
- Premioscant. 3
Catering
- Compras
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
Consejos
- Publica el horario de la competición antes de abrir las inscripciones y vuelve a compartirlo al menos 7 días antes del evento. Así los equipos pueden preparar sus alineaciones y los asistentes saben cuándo llegar.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para recopilar alineaciones y preferencias dietéticas. Guarda una lista actualizada para evitar cambios de última hora en formularios, pulseras y catering.
- Confirma al árbitro y reserva los vestuarios y el material con al menos 10 días de margen. El día anterior, comprueba que tienes balones de competición, pelotas de repuesto, conos y formularios del partido.
- Haz la compra 1 o 2 días antes: enfría las bebidas con tiempo y prepara los aperitivos el mismo día. Cuenta vasos reutilizables, platos, cubiertos, jarras y bandejas antes de montar la zona de atención.
- Inspecciona el recinto la víspera y marca el campo antes de colocar las porterías. Deja pasillos despejados, delimita las gradas con vallas y prueba altavoces, micrófonos, cables y regletas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para un evento promocional?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes si participan equipos o hay plazas limitadas. Ciérralas entre 5 y 7 días antes para confirmar alineaciones, preferencias dietéticas y necesidades de material.
- ¿Cuándo hay que confirmar al árbitro y reservar los vestuarios?
- Confirma al árbitro y reserva los vestuarios al menos 10 días antes. Haz una segunda comprobación 48 horas antes junto con la reserva de materiales y el horario de la competición.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas desde el día anterior. Prepara los aperitivos el mismo día, dejando tiempo para revisar platos, cubiertos, vasos, jarras y bandejas.
- ¿Cuándo hay que montar el campo y probar el sonido?
- Inspecciona el recinto y prueba el sonido el día anterior. Marca el campo, coloca las porterías y delimita la zona de gradas el mismo día, idealmente entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público.
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