Programmeerkamp organiseren: checklist en planning

Een programmeerkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een stapel laptops. Je regelt vooraf de doelgroep, locatie, begeleiding en aanmeldingen, en controleert daarna per deelnemer de software, accounts en noodcontacten. Op de dag zelf moeten werkplekken, stroom, presentaties en materialen klaarstaan voordat de eerste groep binnenkomt. Deze checklist helpt je de 64 taken en 53 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Herinnering versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Werkopdrachten afdrukken
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Laptops opladen
2 personen
Software installeren
2 personen
Accounts controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen per tafel verdelen
3 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Laptops klaarzetten
4 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Veiligheidsregels uitleggen
Introductieworkshop geven
3 personen
Programmeeroefeningen begeleiden
5 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Teamindeling maken
2 personen
Projectopdracht uitleggen
2 personen
Projectteams begeleiden
6 personen
Dinerbuffet opstellen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Projecten afronden
6 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Teamprojecten presenteren
3 personen
Prijzen en certificaten uitdelen
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Laptops uitschakelen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersfoto's verwijderen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Laptopladersaantal 30
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 10
Draadloze muizenaantal 30
Koptelefoonsaantal 30
Whiteboardaantal 2
Flip-overstandaard
Powerbanksaantal 4

Servies

Glazenaantal 40
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 6
Stiftenaantal 24
Plakbandaantal 6
Kleefbriefjesaantal 12
Certificatenaantal 35

Schrijfmateriaal

Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 35

Sportmateriaal

Pauzespellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 4 weken vooraf vast en reserveer daarna direct de locatie en begeleiders. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen, laptops en begeleidingsuren nodig zijn.
Vraag dieetwensen en noodcontacten uit tijdens de aanmelding en sluit de inschrijving minstens 7 dagen voor de start. Gebruik die gegevens voor de deelnemerslijst en catering.
Test presentaties, installeer de benodigde software en controleer accounts minimaal 3 dagen vooraf op alle laptops. Controleer ook laders, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengsnoeren.
Maak per tafel een materiaalpakket met werkopdrachten, USB-sticks, draadloze muizen en koptelefoons. Zet deze pakketten de avond ervoor klaar, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft uit te delen.
Plan op de laatste dag voor de start een gezamenlijke opbouw: tafels, stoelen, registratietafel, laptops en stroompunten. Koel dranken en bereid hapjes pas daarna, zodat techniek en catering elkaar niet in de weg zitten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een programmeerkamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met doelgroep, programma en locatie. Leg docenten en begeleiders uiterlijk 6 weken vooraf vast en verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaar is.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een programmeerkamp?: Reken op 1 laptop per deelnemer, plus minimaal 1 reserv laptop per 10 deelnemers. Controleer 3 dagen vooraf of op elk apparaat de software, accounts, laders en benodigde aansluitkabels werken.
Wanneer moet ik deelnemers van een programmeerkamp een herinnering sturen?: Stuur de herinnering 5 tot 7 dagen voor de start. Vermeld daarin de begintijd, locatie, wat deelnemers moeten meenemen en eventuele laatste informatie over dieetwensen of noodcontacten.
Wanneer richt ik de ruimte voor een programmeerkamp in?: Zet tafels, stoelen, stroompunten en laptops de avond ervoor klaar. Test projector, projectiescherm en presentaties uiterlijk 1 uur voor ontvangst van de deelnemers nog één keer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.