Checklist para organizar un campamento de programación

Un campamento de programación combina formación, equipos y logística de grupo: si falla una cuenta, un cargador o una preferencia alimentaria, se nota desde la primera hora. Empieza cerrando el programa, el público y el lugar antes de abrir las inscripciones. Después coordina docentes, participantes y necesidades especiales. En los últimos días, prueba las presentaciones, instala el software en cada portátil y prepara el aula mesa por mesa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa final
2 personas
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Reservar el lugar
Registrar a los docentes y acompañantes
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Enviar recordatorio
Imprimir la lista de participantes
Imprimir las órdenes de trabajo
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Cargar los portátiles
2 personas
Instalar el software
2 personas
Comprobar cuentas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Distribuir los materiales por mesa
3 personas
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
3 personas
Preparar los portátiles
4 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Explicar las normas de seguridad
Dar el taller introductorio
3 personas
Guiar los ejercicios de programación
5 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Explicar la tarea del proyecto
2 personas
Guiar equipos de proyecto
6 personas
Montar el buffet de cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Cerrar proyectos
6 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Presentar los proyectos del equipo
3 personas
Repartir premios y certificados
2 personas
Guiar el cierre
2 personas
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

Apagar los portátiles
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Eliminar las fotos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Portátilescant. 30
Cargadores de portátilcant. 30
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 10
Ratones inalámbricoscant. 30
Auricularescant. 30
Pizarra blancacant. 2
Atril de papelógrafo
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasoscant. 40
Tazascant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 6
Cuencos de serviciocant. 8
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Teterascant. 2
Cafetera
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 40
Mantelescant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 6
Rotuladorescant. 24
Cinta adhesivacant. 6
Notas adhesivascant. 12
Certificadoscant. 35

Material de escritura

Bloc de notascant. 35
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 35

Material deportivo

Juegos para los descansoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Esponjascant. 8
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de crear el formulario de inscripción. Así puedes indicar horarios, sesiones y necesidades concretas sin cambiar la información después de enviar las invitaciones.
Pide las preferencias dietéticas y los contactos de emergencia dentro del formulario, no por mensajes separados. Revisa esos datos al gestionar las inscripciones y lleva una copia impresa el día del campamento.
Prueba cada presentación y abre el software en todos los portátiles al menos 24 horas antes. Comprueba también las cuentas, los cargadores, los ratones, los auriculares y las memorias USB.
Distribuye los materiales por mesa antes de que lleguen los participantes. Deja preparados los portátiles, las regletas, los alargadores y los puntos de electricidad para evitar cables cruzando las zonas de paso.
Haz la compra con tiempo para enfriar las bebidas y preparar los aperitivos. Calcula la vajilla según el número confirmado de participantes y docentes, y conserva una pequeña reserva de vasos, tazas y platos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo abrir las inscripciones para un campamento de programación?: Ábrelas cuando el programa, el lugar y el público objetivo estén definidos, normalmente entre 3 y 6 semanas antes. Mantén el formulario activo hasta que puedas confirmar plazas y necesidades dietéticas.
¿Con cuánta antelación hay que instalar el software en los portátiles?: Instálalo y pruébalo al menos 24 horas antes del inicio. Deja unas horas adicionales si necesitas crear cuentas, actualizar equipos o resolver incompatibilidades.
¿Cuándo enviar el recordatorio a los participantes?: Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes y confirma de nuevo la información esencial el día anterior. Incluye la hora, el lugar, lo que deben llevar y un contacto para incidencias.
¿Cuántos enchufes y regletas hacen falta para un campamento de programación?: Cuenta un punto de electricidad por portátil y añade conexiones para el proyector y otros equipos. Prepara al menos una regleta o alargador de reserva por aula para sustituir rápidamente un cable defectuoso.

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