Checklist voor een goed georganiseerde proeflesdag
Een proeflesdag vraagt om meer dan lessen inplannen en deelnemers uitnodigen. Je moet ruimtes, docenten, aanmeldingen en materialen op elkaar afstemmen, zodat iedereen snel zijn weg vindt. Begin met het programma en de locatie en werk daarna toe naar registratie, lesindeling en ontvangst. Deze checklist bevat 42 taken en 36 spullen, van naamkaartjes en presentielijsten tot oefenmatten, koffie en techniek. Zo zie je wat je vooraf regelt en wat pas op de dag zelf klaar hoeft te staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Proeflessen en docenten bepalen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Docenten en begeleiders bevestigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Proeflessen online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan deelnemers sturen
Indeling per proefles maken
2 personen
Presentielijsten afdrukken
Lesmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Naamkaartjes voorbereiden
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Proeflesruimtes inrichten
4 personen
Lesmaterialen per ruimte klaarleggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Techniek en muziek testen
2 personen
Briefing voor begeleiders houden
3 personen
Event
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
Deelnemers naar ruimtes begeleiden
2 personen
Welkomstwoord geven
Proeflessen verzorgen
6 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Inschrijvingen voor vervolglessen noteren
2 personen
Deelnemers informeren over vervolg
2 personen
Lesmateriaal verzamelen
4 personen
Nazorg
Ruimtes opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers opvolgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplankenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Flip-overaantal 2
- Beamer
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Serveertangenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
Sportmateriaal
- Proeflesmaterialenaantal 6
- Oefenmattenaantal 20
- Demonstratiemateriaalaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en stofferaantal 2
Catering
- Koffie- en theepottenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Leg de proeflessen en docenten eerst vast en reserveer daarna de ruimtes. Plan per les genoeg wisseltijd, zodat een groep niet tegelijk met de volgende groep door een smalle ingang hoeft.
- Maak het aanmeldformulier meteen geschikt voor dieetwensen en noteer per deelnemer de gekozen proefles. Stuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met tijd, ruimte en wat deelnemers moeten meenemen.
- Maak de indeling per proefles zodra de aanmeldingen sluiten en druk voor elke groep een aparte presentielijst af. Leg een extra exemplaar bij de registratietafel voor wijzigingen op de dag zelf.
- Zet naamkaartjes, registratiebenodigdheden en presentielijsten bij elkaar op één tafel. Richt die tafel vóór de inloop in en spreek af wie deelnemers ontvangt, zodat docenten niet tegelijk hoeven te registreren.
- Controleer de proeflesmaterialen per ruimte en test beamer, flip-over, speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf. Leg oefenmatten en ander lesmateriaal klaar vóór de briefing van begeleiders, niet pas wanneer de eerste groep binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een proeflesdag organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, docenten en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra de proeflessen online staan en sluit de indeling enkele dagen voor de proeflesdag.
- Wanneer stuur ik de herinnering voor een proeflesdag?
- Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, de ruimte, de gekozen proefles en eventuele informatie over kleding of materialen.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij de registratie?
- Plan tijdens de inloop minimaal 2 begeleiders bij de registratietafel als meerdere proeflessen kort na elkaar starten. Zo kan één persoon deelnemers afvinken en de andere vragen beantwoorden of doorverwijzen.
- Wanneer moet ik de proeflesruimtes klaarzetten?
- Richt de ruimtes minimaal 60 minuten voor de eerste proefles in. Gebruik de laatste 30 minuten voor een techniekcheck, controle van lesmaterialen en de briefing van docenten en begeleiders.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!