Journée de cours d’essai : la checklist d’organisation

Une journée de cours d’essai réussie repose sur une organisation précise, surtout lorsque plusieurs ateliers se déroulent en parallèle. Commencez par fixer le programme, réserver les espaces et confirmer les enseignants, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt. Les derniers jours servent à répartir les participants, préparer les listes, les badges et le matériel de chaque salle. Le jour J, prévoyez un accueil identifiable, des salles prêtes avant l’arrivée du public et un briefing court pour tous les encadrants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les cours d’essai et les enseignants
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Confirmer les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les cours d’essai en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux participants
Faire la répartition par atelier d’essai
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Vérifier le matériel pédagogique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les badges nominatifs
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les salles d’essai
4 personnes
Préparer les supports pédagogiques par salle
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Tester la technique et la musique
2 personnes
Faire le briefing des encadrants
3 personnes

Événement

Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
Accompagner les participants vers les salles
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Animer des cours d'essai
6 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Noter les inscriptions aux cours de suivi
2 personnes
Informer les participants de la suite
2 personnes
Rassembler le matériel pédagogique
4 personnes

Suivi

Ranger les espaces
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboardqté 2
Vidéoprojecteur

Cuisine

Thermosqté 4
Carafesqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-nomsqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Matériel d’atelier d’essaiqté 6
Tapis d'exerciceqté 20
Matériel de démonstrationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Cafetières et théièresqté 4
Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée et fermez-les 48 heures avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les participants par atelier et d’imprimer les listes de présence.
Prévoyez une table d’inscription installée 45 minutes avant le premier cours, avec les badges classés par ordre alphabétique. Gardez aussi une liste vierge pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.
Préparez chaque salle séparément la veille : supports pédagogiques, tapis d’exercice et matériel nécessaire doivent être regroupés par atelier. Faites une vérification finale 30 minutes avant l’accueil.
Réservez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis mettez l’eau, les carafes et les boissons au frais au moins 4 heures avant le début. Installez le point café et thé avant l’arrivée des premiers participants.
Réunissez les enseignants et accompagnateurs pour un briefing de 15 minutes avant l’ouverture. Donnez-leur les horaires, l’emplacement des salles, la procédure d’accueil et la personne à contacter en cas de problème technique.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée de cours d’essai ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 48 heures avant l’événement afin de finaliser les groupes, les listes de présence et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les salles ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant le premier cours pour installer les tables, les chaises, les supports pédagogiques et le matériel d’atelier. Ajoutez 30 minutes pour tester la technique et vérifier chaque salle.
Quand préparer les badges et les listes de présence ?: Préparez les badges et imprimez les listes la veille, après la clôture des inscriptions. Gardez une liste vierge et quelques porte-noms supplémentaires pour les changements du jour même.
Combien d’encadrants faut-il pour une journée de cours d’essai ?: Prévoyez au moins un enseignant par atelier et un accompagnateur dédié à l’accueil et aux déplacements entre les salles. Organisez le briefing 15 minutes avant l’ouverture pour confirmer les rôles et les horaires.

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