Productconferentie organiseren: checklist en planning

Een productconferentie staat of valt met de volgorde waarin je regelt. Leg eerst datum, programma en locatie vast; daarna volgen sprekers, aanmeldingen, catering en techniek. In de laatste week controleer je presentaties, badges, parkeerinformatie en dieetwensen. Op de dag zelf bouw je registratie, zaal, podium en techniek op voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Deze checklist bevat 64 taken en 60 spullen, van HDMI-adapters en microfoons tot congresstoelen en serveerschalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Presentatiespecificaties verzamelen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
Techniek testen
2 personen
Naamkaartgegevens verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Badges en programma drukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
Presentaties verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening verzorgen
Sprekers aankondigen
Presentaties bedienen
2 personen
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Naamkaartgegevens verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 115
Klaptafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Podiumelementenaantal 4
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselthermometersaantal 2

Decoratie

Logo-bannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelnummersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Tafelkledenaantal 14
Pennenbakjesaantal 14

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk één werkdag voor de conferentie. Controleer dan niet alleen de beamer en het projectiescherm, maar ook HDMI-kabels, adapters, presentatieklikker, microfoons en luidsprekers.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen uiterlijk enkele werkdagen voor de cateringbestelling door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of voldoende servies te laat worden geregeld.
Verzamel presentaties niet pas op de ochtend zelf. Vraag ze vooraf op, test ze op de laptop op locatie en zet een reservekopie klaar op een tweede opslagmedium.
Maak badges en het programma pas nadat het programma definitief is. Leg de registratietafels, naamkaartgegevens en routeborden de dag ervoor bij elkaar, zodat de balie direct kan worden opgebouwd.
Plan de opbouw met vaste blokken: eerst tafels en stoelen, daarna podium en spreektafel, vervolgens scherm en apparatuur. Houd minimaal 60 minuten over voor een volledige doorloop met beeld en geluid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een productconferentie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de verwachte opkomst bekend is; wacht voor populaire locaties niet tot de laatste maand.
Wanneer moet ik de sprekers voor een productconferentie benaderen?: Benader sprekers bij voorkeur 8 weken vooraf en stuur de briefing uiterlijk 2 weken voor de conferentie. Vraag presentatiespecificaties en de definitieve presentatie uiterlijk enkele werkdagen voor de technische test op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een productconferentie?: Reken op minimaal 3 uur voor een conferentie met registratiebalie, congresstoelen, podium, projectiescherm en meerdere microfoons. Reserveer daarna nog minstens 60 minuten voor het testen van presentaties, beeld en geluid.
Wanneer moet ik badges, catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef de aantallen enkele werkdagen vooraf door aan de cateraar. Druk badges en programma's nadat het programma definitief is, meestal in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.