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Checklist pour organiser une conférence produit

Une conférence produit réussie repose sur une préparation répartie sur plusieurs semaines, pas uniquement sur l’installation du jour J. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis coordonnez les intervenants et les inscriptions. Les dernières vérifications concernent les besoins alimentaires, les badges, les présentations, le catering et la technique. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches et à éviter les oublis fréquents avant l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Contacter les intervenants

    2 personnes

  • Collecter les spécifications de présentation

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les infos de parking

  • Réserver le catering

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Collecter les données des badges nominatifs

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Envoyer le briefing des intervenants

  • Imprimer les badges et le programme

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

  • Rassembler les présentations

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Préparer les présentations

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer la scène et le pupitre

    3 personnes

  • Installer le projecteur et l'écran

    2 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le buffet du déjeuner

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Trier les badges nominatifs

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Assurer l’ouverture

  • Annoncer les intervenants

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Gérer les micros

  • Animer les questions de la salle

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le point café

    2 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    3 personnes

  • Animer le moment de networking

    2 personnes

  • Assurer la clôture

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Supprimer les données des cartes nominatives

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaises de conférenceqté 115
  • Tables pliantesqté 14
  • Tables d’inscriptionqté 2
  • Tables de buffetqté 4
  • Table de prise de parole
  • Éléments de scèneqté 4
  • Tabouretsqté 4
  • Portants à vêtementsqté 2

Équipement

  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portableqté 2
  • Câbles HDMIqté 4
  • Adaptateurs HDMIqté 4
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Cliqueur de présentationqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Ruban gafferqté 4

Vaisselle

  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 120
  • Tasses à caféqté 120
  • Assiettes de dînerqté 120
  • Assiettes à dessertqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Couverts de serviceqté 12
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Thermomètres alimentairesqté 2

Décoration

  • Bannières logoqté 4
  • Badges nominatifsqté 120
  • Porte-badgesqté 120
  • Numéros de tableqté 14
  • Compositions floralesqté 8
  • Panneaux de directionqté 8
  • Stylosqté 120
  • Blocs-notesqté 120
  • Brochures du programmeqté 120
  • Nappesqté 14
  • Pots à stylosqté 14

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 6
  • Lampes d'ambianceqté 8
  • Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

  • Balais à mainqté 2
  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2
  • Poubellesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demandez aux intervenants leurs présentations, besoins techniques et formats de fichiers au moins 10 jours avant la conférence. Prévoyez ensuite une version finale centralisée pour éviter les fichiers introuvables le jour J.
  • Clôturez les inscriptions et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse au traiteur le temps d’ajuster les quantités et vous permet d’imprimer les badges nominatifs.
  • Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur la veille. Gardez des rallonges, multiprises et du ruban gaffer accessibles pour les corrections de dernière minute.
  • Préparez la signalétique, les badges, le programme imprimé et le comptoir d’enregistrement avant l’arrivée du premier participant. Installez aussi les tables de buffet, les verres, les tasses et les couverts au même moment pour limiter les déplacements.
  • Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures le jour J. Vérifiez d’abord la salle, puis les chaises, la scène, le pupitre, le son et les présentations avant d’ouvrir l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence produit ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et organiser le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les badges, les présentations et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations à une conférence produit ?
Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date prévue. Faites un rappel 10 à 14 jours avant, puis transmettez les informations pratiques, notamment le parking et les horaires, environ 3 jours avant l’événement.
Quand tester la technique pour une conférence produit ?
Effectuez un test complet la veille avec le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et les présentations. Refaites un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture, lorsque la salle est installée.
Combien de temps prévoir pour l’installation d’une conférence ?
Réservez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, la scène, le pupitre, l’enregistrement et la signalétique. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des formats de présentation ou des branchements différents.

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