Productbeurs organiseren: checklist en planning

Een productbeurs vraagt om meer dan tafels en exposanten bij elkaar zetten. Je regelt tegelijk de bezoekersregistratie, standindeling, productinformatie, techniek, catering en de opbouw op locatie. Begin met datum, programma en aanmeldformulier, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en exposanten te verwerken. Werk daarna toe naar een vaste beursvloerindeling en een duidelijke exposantenbrief. In de laatste week controleer je materialen, labels, routeborden en registratielijsten; op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst en een logische routing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Exposantenlijst opstellen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Naamlabels ontwerpen
Naamlabels afdrukken
2 personen
Routeborden afdrukken
Exposantenbrief versturen
Cateringbestelling plaatsen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Productinformatie controleren
2 personen
Registratielijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Beursvloer schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Producten op stands plaatsen
6 personen
Demoapparatuur testen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Beursvloer controleren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Cateringpunt schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad aanvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Productdemonstraties begeleiden
2 personen
Standgangen vrijhouden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Producten van stands verzamelen
5 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Beursvloer schoonmaken
4 personen
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven producten opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Bedankbericht versturen
Foto- en promomateriaal opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Standwandenaantal 20
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Opladersaantal 8
Presentatieschermenaantal 4
Mobiele hotspotsaantal 2
Labelprinter
Handmicrofoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Steekwagensaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Serveerkommenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Standnummerbordenaantal 20
Welkomstbord
Plantenaantal 12
Vlaggenaantal 8
Prikbordenaantal 12
Postersaantal 24
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 30

Registratie

Naamkaartjeshoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Informatiefoldersaantal 200
Notitieblokkenaantal 100
Draagtassenaantal 150

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de exposanten zijn bevestigd en noteer per stand het benodigde aantal tafels, stoelen, standwanden en stroompunten. Plaats standnummers vóór de exposanten arriveren, zodat opbouwen geen zoekwerk wordt.
Stuur de exposantenbrief uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin het programma, aankomsttijd, laad- en losafspraken, standnummer, beschikbare apparatuur en de deadline voor productinformatie.
Sluit de bezoekersregistratie niet pas op de beursdag. Verwerk aanmeldingen dagelijks, verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en druk de registratielijst en naamlabels uiterlijk de dag ervoor af.
Controleer techniek per stand en test laptops, tablets, presentatieschermen, verlengkabels, stekkerdozen en opladers vóór de opbouw. Neem ook mobiele hotspots en portofoons mee als de wifi of communicatie op locatie onzeker is.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen, standwanden en registratiebalie, daarna standnummers, techniek en catering. Zet materialen op steekwagens klaar en houd een aparte plek vrij voor lege dozen en verpakkingen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een productbeurs organiseren en plannen?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, aanmeldformulier en exposantenwerving. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, standindeling, productinformatie en materiaalcontrole.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een productbeurs?: Reken voor een kleine tot middelgrote beurs op minimaal 3 uur opbouwtijd. Plan extra tijd als standwanden, presentatieschermen of veel techniek moeten worden aangesloten en getest.
Wanneer moet ik de catering voor een productbeurs bestellen?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf door. Koel dranken op de dag ervoor en zet koffie, servies en serveerplateaus vóór de ontvangst klaar.
Wat moet ik op de dag van een productbeurs controleren?: Controleer minimaal 2 uur vóór opening de beursvloer, standnummers, routeborden, registratietafel, naamlabels, techniek en catering. Ontvang exposanten vóór bezoekers binnenkomen, zodat ontbrekende materialen nog kunnen worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.