Checklist para organizar una feria de productos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones y confirma a cada expositor con varios días de margen. Así puedes terminar el plano de puestos, asignar números y preparar la lista de participantes sin cambios de última hora.
• Haz el plano antes de imprimir etiquetas y señales. Comprueba que cada puesto tenga espacio para su mesa, pared de stand, conexión eléctrica y circulación suficiente para visitantes.
• Revisa la información de cada producto antes de imprimirla: nombre, descripción y datos del expositor deben coincidir con la lista de puestos. Una revisión final evita corregir carteles durante el montaje.
• Prepara el registro de visitantes en papel y en dispositivos digitales. Ten a mano portátiles o tablets, cargadores, regletas y cables alargadores, además de un punto de acceso móvil si la conexión del recinto falla.
• Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Enfría las bebidas el día anterior y coloca vasos, tazas, platos y cubiertos antes de abrir la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de productos?

Empieza a publicar la fecha, el programa y el formulario de inscripción al menos 4 semanas antes. Reserva la última semana para confirmar expositores, cerrar preferencias dietéticas, preparar el plano y producir las acreditaciones y señales.

¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?

Confírmalos como mínimo 7 días antes de la feria, cuando ya tengas sus datos y necesidades. Envía entonces la carta con horarios, número de puesto, instrucciones de montaje y la información que deben aportar sobre sus productos.

¿Qué se prepara el día antes de una feria de productos?

Limpia el recinto, coloca mesas, sillas y paredes de los stands, asigna los números de puesto y revisa los equipos. También conviene imprimir la lista de registro, preparar materiales y enfriar las bebidas entre 12 y 24 horas antes.

¿Cuántos equipos y conexiones hacen falta para el registro?

Prepara al menos un portátil o tablet para cada punto de registro y un cargador por dispositivo. Añade una regleta y un cable alargador por zona, y lleva un punto de acceso móvil de reserva para no depender de una sola conexión.

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