Organiser un salon professionnel sans rien oublier

Un salon professionnel demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et l’équipe sur place. Commence par publier la date, le programme et le formulaire d’inscription, puis suis les confirmations jusqu’à l’installation des stands. Cette checklist couvre les inscriptions, les besoins alimentaires, la signalétique, le matériel technique et l’accueil. Elle t’aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard, comme les étiquettes nominatives, les branchements et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir la liste des exposants
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Créer les étiquettes nominatives
Imprimer les étiquettes nominatives
2 personnes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Envoyer la lettre aux exposants
Passer la commande traiteur
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier les informations produit
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Placer les produits sur les stands
6 personnes
Tester le matériel de démonstration
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
Vérifier le salon d’exposition
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir le point traiteur propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Animer les démonstrations de produits
2 personnes
Veiller à dégager les allées du stand
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler les produits des stands
5 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace du salon
4 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker les produits restants
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les supports promotionnels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Panneaux de standqté 20
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 8
Écrans de présentationqté 4
Points d'accès mobilesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Microphones mainqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Diablesqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 24
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneau d’accueil
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Panneaux d’affichageqté 12
Affichesqté 24
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 30

Inscription

Porte-nomsqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 150
Brochures d’informationqté 200
Blocs-notesqté 100
Sacs de transportqté 150

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 6

Catering

Courses

Conseils

Publie la date, le programme et le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour laisser au moins 2 à 3 semaines aux visiteurs et aux exposants pour répondre. Prévois ensuite un suivi régulier des inscriptions plutôt qu’un seul rappel.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le récapitulatif au traiteur avant de passer la commande. Vérifie aussi le nombre final de repas au plus tard 3 à 5 jours avant le salon.
Prépare le plan des stands avant l’impression des numéros et de la lettre aux exposants. Garde une version imprimée sur le comptoir d’inscription : les changements de dernière minute arrivent souvent le jour du montage.
Teste les ordinateurs portables, tablettes, écrans, rallonges, multiprises et points d’accès mobiles avant l’ouverture. Prévois un chargeur par appareil utilisé et vérifie la connexion dans la salle, pas seulement au bureau.
Installe les tables, chaises, cloisons, porte-manteaux et panneaux d’itinéraire avant l’arrivée des exposants. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et rassemble les verres, tasses, assiettes et couverts au même endroit pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon professionnel ?: Envoie les premières invitations 3 à 6 semaines avant le salon, avec la date, le programme et le formulaire d’inscription. Prévois un rappel 7 à 10 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand confirmer les exposants d’un salon professionnel ?: Confirme les exposants dès que leur inscription est validée, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoie ensuite le plan du stand, les consignes d’installation et les horaires dans une lettre récapitulative.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon professionnel ?: Prévois au moins 3 à 4 heures pour nettoyer l’espace, installer les tables et les chaises, monter les cloisons et placer les numéros des stands. Ajoute 30 à 60 minutes pour tester les équipements et corriger les derniers détails.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Prépare le comptoir d’inscription, la liste imprimée des inscrits, les étiquettes nominatives et les panneaux d’itinéraire au moins la veille. Garde aussi une imprimante d’étiquettes et des appareils chargés si des inscriptions sont encore attendues sur place.

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