LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Processie organiseren: checklist en planning

Een processie vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een vertrekpunt. Je regelt tegelijk toestemming voor de openbare weg, begeleiding op kruispunten, dragers, voorgangers, muzikanten en materiaal voor onderweg. Begin minimaal 12 weken vooraf met de route, kerk en vergunningen. In de laatste week controleer je de route, het weer, de verlichting en de communicatie. Deze checklist volgt de volgorde waarin je het werk praktisch kunt aanpakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Routevoorstel opstellen

    2 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Kerk en vertrekpunt reserveren

  • Verkeersbegeleiding aanvragen

  • Verzekeringsdekking controleren

  • Voorgangers vastleggen

  • Muzikanten vastleggen

  • Dragers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Route bekendmaken

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma en gebeden afronden

    2 personen

  • Muziek en liederen selecteren

    2 personen

  • Routevergunning controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Weerscenario bevestigen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen ophalen

    2 personen

  • Route nalopen

    2 personen

  • Kruispunten markeren

    2 personen

  • Banners en vaandels controleren

    2 personen

  • Kaarsen en lantaarns controleren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Deelnemerslijst printen

  • Vrijwilligersindeling printen

  • Kerkruimte klaarmaken

    4 personen

  • Ontvangsttafel opstellen

    2 personen

  • Verfrissingspunt inrichten

    3 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Geluidsapparatuur testen

    2 personen

  • Muziekinstrumenten klaarzetten

    2 personen

  • Processiekruis plaatsen

    2 personen

  • Vaandels en banners plaatsen

    4 personen

  • Kaarsen vullen en uitdelen

    3 personen

  • Routeafzettingen plaatsen

    4 personen

  • Verkeersbegeleiders instrueren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Processie opstellen

    4 personen

  • Openingsgebed begeleiden

    2 personen

  • Processie begeleiden

    8 personen

  • Verkeerspunten bemannen

    6 personen

  • Muziek tijdens route verzorgen

    4 personen

  • Kaarsen en lantaarns begeleiden

    3 personen

  • Deelnemers terugontvangen

    4 personen

  • Dranken en hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Avondviering begeleiden

    4 personen

  • Kaarsen veilig doven

    3 personen

  • Deelnemers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Afzettingen verwijderen

    4 personen

  • Vaandels en kruisen opbergen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Kerkruimte schoonmaken

    4 personen

  • Route nalopen op afval

    3 personen

  • Materialen tellen en opslaan

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 80
  • Ontvangsttafel
  • Partytentenaantal 2
  • Drankenbuffet

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 100
  • Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12

Decoratie

  • Processiekruis
  • Vaandelsaantal 6
  • Processiebannersaantal 4
  • Kaarsenhoudersaantal 60
  • Lantaarnsaantal 12
  • Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

  • Draagbare geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Megafonenaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Walkietalkiesaantal 8

Verlichting

  • Oplaadbare lampenaantal 8

Veiligheid

  • Verkeerspionnenaantal 12
  • Afzethekkenaantal 8
  • Reflecterende hesjesaantal 12
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Zaklampenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • IJsblokbakkenaantal 6
  • Opbergboxenaantal 12
  • Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezem en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3

Organisatie

  • Programmaboekjesaantal 100
  • Routekaartenaantal 20
  • Clipboardsaantal 8
  • Balpennenaantal 20
  • Polsbandjesaantal 100

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg uiterlijk 12 weken vooraf een routevoorstel vast en controleer daarna welke vergunningen en verkeersbegeleiding nodig zijn. Loop de route in de laatste week opnieuw na; een tijdelijk obstakel of gewijzigde wegafzetting zie je anders te laat.
  • Wijs per kruispunt minstens één verkeersbegeleider aan en plan daarnaast een reserve. Regel reflecterende hesjes, verkeerspionnen of afzethekken en gebruik walkietalkies wanneer begeleiders elkaar niet kunnen zien.
  • Bevestig voorgangers, muzikanten, dragers en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf. Maak per groep een aankomsttijd en contactpersoon; op de dag zelf voorkom je zo dat iedereen bij hetzelfde vertrekpunt wacht.
  • Test de draagbare geluidsinstallatie, draadloze microfoons en megafonen minstens 3 dagen vooraf op de volledige route. Controleer ook batterijen, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare lampen; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak.
  • Plan de ontvangst na afloop apart van de processie. Koel dranken uiterlijk de avond ervoor, zet herbruikbare glazen en koffiekopjes klaar en plaats partytenten, klaptafels en stoelen minstens 60 minuten voor aankomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een processie organiseren?
Begin minimaal 12 weken vooraf met route, kerk, vertrekpunt en vergunningen. Leg vrijwilligers, dragers en muzikanten bij voorkeur 4 weken voor de processie vast.
Wanneer moet ik een vergunning voor een processie aanvragen?
Vraag de vergunning aan zodra de route is vastgesteld, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Controleer de definitieve routevergunning nogmaals in de laatste week.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig bij een processie?
Reken minimaal één verkeersbegeleider per te beveiligen kruispunt en plan één reserve voor de hele route. Markeer de kruispunten tijdens de laatste routecontrole en geef alle begeleiders vooraf een contactnummer.
Wanneer controleer ik het weer voor een processie?
Bekijk de weersverwachting 72 uur vooraf en bevestig het weerscenario uiterlijk de avond ervoor. Leg vooraf vast waar partytenten, lantaarns en geluidsapparatuur komen als regen of harde wind wordt verwacht.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!