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Prozession organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Eine Prozession braucht mehr Vorbereitung als einen Termin und eine Route. Kläre zuerst Genehmigungen, Kirche, Startpunkt und Verkehrslenkung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Zelebranten, Musiker, Träger, Freiwillige, Programm und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur Kontrolle von Kerzen, Bannern, Getränken und Sicherheitsmaterial am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Routenentwurf erstellen

    2 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Kirche und Startpunkt reservieren

  • Verkehrslenkung anfordern

  • Versicherungsschutz prüfen

  • Zelebranten festlegen

  • Musiker festlegen

  • Träger werben

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Route bekanntgeben

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Gebete abschließen

    2 Personen

  • Musik und Lieder auswählen

    2 Personen

  • Routegenehmigung prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wetterszenario bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Route ablaufen

    2 Personen

  • Kreuzungen markieren

    2 Personen

  • Banner und Fahnen prüfen

    2 Personen

  • Kerzen und Laternen kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einteilung der Freiwilligen drucken

  • Kirchenraum vorbereiten

    4 Personen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Erfrischungspunkt einrichten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Musikinstrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Prozessionskreuz aufstellen

    2 Personen

  • Banner und Fahnen aufstellen

    4 Personen

  • Kerzen füllen und verteilen

    3 Personen

  • Streckenabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrshelfer einweisen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Prozession aufstellen

    4 Personen

  • Eröffnungsgebet begleiten

    2 Personen

  • Prozession begleiten

    8 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Musik entlang der Strecke bereitstellen

    4 Personen

  • Kerzen und Laternen begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmer wieder in Empfang nehmen

    4 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendfeier begleiten

    4 Personen

  • Kerzen sicher löschen

    3 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Absperrungen entfernen

    4 Personen

  • Banner und Kreuze verstauen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Kirchenraum reinigen

    4 Personen

  • Route auf Müll prüfen

    3 Personen

  • Materialien zählen und lagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • Empfangstisch
  • PartyzelteAnz. 2
  • Getränkebuffet

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • Prozesskreuz
  • BannerAnz. 6
  • ProzessionsbannerAnz. 4
  • KerzenhalterAnz. 60
  • LaternenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbare Musikanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MegafoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Walkie-TalkiesAnz. 8

Beleuchtung

  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Sicherheit

  • VerkehrshütchenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 12
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Organisation

  • ProgrammhefteAnz. 100
  • RoutenpläneAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit dem Routenentwurf und dem Genehmigungsantrag. Reserviere Kirche und Startpunkt parallel, damit du nicht erst nach der Zusage nach einem passenden Ort suchen musst.
  • Laufe die geplante Route spätestens 7 Tage vorher vollständig ab. Markiere Kreuzungen, prüfe Engstellen und kläre, wo Verkehrshütchen, Absperrgitter und Warnwesten gebraucht werden.
  • Lege Programm, Gebete, Lieder und die Reihenfolge der Gruppen spätestens 10 Tage vorher fest. So können Musiker, Zelebranten, Träger und Freiwillige ihre Aufgaben rechtzeitig kennen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und kaufe Getränke nicht erst am selben Tag. Kühle Wasser und andere Getränke früh genug; für die Ausgabe brauchst du außerdem Gläser, Becher, Geschirr und Servierschalen.
  • Prüfe 24 bis 48 Stunden vorher die Wettervorhersage und bestätige ein Wetterszenario. Kontrolliere dabei Partyzelte, Kerzen, Laternen, tragbare Musikanlage, Funkmikrofone, Walkie-Talkies und Erste-Hilfe-Koffer.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Prozession anmelden?
Starte den Genehmigungsantrag idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Prozession. Verkehrslenkung, Route und Versicherungsschutz können zusätzliche Rückfragen verursachen, daher solltest du nicht bis zur letzten Woche warten.
Wann sollte die Route einer Prozession feststehen?
Die Route sollte spätestens 8 Wochen vorher als Entwurf vorliegen und vor dem Versand der Einladungen genehmigt beziehungsweise bestätigt sein. Laufe sie zusätzlich 7 Tage vor dem Termin ab, um Änderungen vor Ort zu erkennen.
Wie viele Helfer braucht eine Prozession?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Aufgabe ein: Verkehr, Empfang, Verpflegung, Musik, Träger und Erste Hilfe. Bei mehreren Kreuzungen solltest du pro zu sichernder Kreuzung mindestens zwei eingewiesene Freiwillige vorsehen.
Was muss ich am Tag vor der Prozession kontrollieren?
Prüfe 24 Stunden vorher Wetterlage, Genehmigung, Route, Banner, Fahnen, Kerzen, Laternen und die Kommunikationsmittel. Stelle außerdem sicher, dass Getränke gekühlt und alle Sicherheitsmaterialien einschließlich Warnwesten, Taschenlampen und Erste-Hilfe-Koffer verfügbar sind.

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