Privacytraining organiseren: complete checklist
Een privacytraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een presentatie. Je moet deelnemers aanmelden, dieetwensen verzamelen, materialen printen en controleren of laptop, projector en kabels samenwerken. Plan de voorbereiding terug vanaf de trainingsdag: leg de ruimte, registratie en techniek uiterlijk de dag ervoor vast. Op deze checklist staan de stappen in logische volgorde, van datum en uitnodiging tot ontvangst, koffie en de training zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Trainingsprogramma opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Reminder aan deelnemers sturen
Presentaties controleren
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Catering bevestigen
Techniek testen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Event
Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Trainingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Consumpties koelen
Registratietafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Privacytraining verzorgen
2 personen
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
Interactieve oefeningen begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Certificaten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
Materialen retourneren
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidsregistratie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 35
- Registratietafel
- Garderoberek
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verloopadaptersaantal 2
- Presentatieklikker
- Draadloze microfoon
- Luidspreker
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 40
- Waterglazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Soeppannenaantal 2
- Pollepelsaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Stationery
- Notitieblokkenaantal 35
- Balpennenaantal 40
- Flip-overblokkenaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 35
- Privacycasuskaartenaantal 35
- Certificatenaantal 35
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 2
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 8
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma vaststaan. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je de deelnemerslijst en catering niet pas op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Werk de deelnemerslijst uiterlijk 2 werkdagen voor de training bij en stuur daarna een reminder. Gebruik die definitieve lijst voor naambadges, werkbladen, koffie, thee en andere consumpties.
- Test presentaties en techniek minimaal 1 dag vooraf met de laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, verloopadapters en presentatieklikker. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels, microfoon en luidspreker als je die gebruikt.
- Print werkbladen en maak naambadges vóór de trainingsdag klaar. Leg per deelnemer een notitieblok en balpen neer en bewaar enkele extra sets voor last-minute aanmeldingen of zoekgeraakte materialen.
- Open de ruimte minstens 60 minuten voor de start. Richt eerst de registratie- en koffietafel in, zet tafels en stoelen klaar, sluit de presentatietechniek aan en controleer daarna koffie, thee, water en gekoelde consumpties.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een privacytraining organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging zodra het programma klaar is en sluit de deelnemerslijst ongeveer 2 werkdagen voor de training.
- Wanneer moet ik de techniek voor een privacytraining testen?
- Test laptop, projector, scherm, kabels en adapters minimaal 1 dag van tevoren. Doe op de trainingsdag zelf nog een korte controle tijdens het klaarzetten, zodat je minstens 60 minuten voor de start kunt bijsturen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, de registratie, het koffiepunt en de presentatietechniek. Bij een grotere groep of ingewikkelde techniek plan je liever 90 minuten.
- Wanneer bevestig ik de catering voor een privacytraining?
- Bevestig de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en controleer de aantallen opnieuw 2 werkdagen voor de training. Geef dieetwensen en het definitieve deelnemersaantal dan door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!