Privacy-Training organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort mindestens 4 Wochen vorher fest und verschicke die Einladungen direkt danach. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer klaren Rückmeldefrist, etwa 10 Tage vor dem Training.
• Erstelle das Trainingsprogramm spätestens 7 Tage vorher und prüfe alle Präsentationen. Drucke Arbeitsblätter, bereite Namensschilder vor und lege für jede angemeldete Person einen Notizblock und einen Kugelschreiber zurück.
• Teste die Präsentationstechnik 1 bis 2 Tage vorher im vorgesehenen Raum: Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Reduzieradapter, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher müssen zusammen funktionieren.
• Richte den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tische und Stühle auf, baue den Registrierungstisch auf, lege Trainingsmaterialien bereit und prüfe, ob Verlängerungskabel dort liegen, wo sie gebraucht werden.
• Plane den Kaffeebereich für die gesamte Gruppe und bestätige das Catering spätestens 2 Tage vorher. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck bereit und halte Thermoskannen, Kaffeemaschine und Wasserkocher zugänglich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Privacy-Training organisieren?

Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die Anmeldefrist sollte etwa 10 Tage vor dem Training enden, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig feststehen.

Wann muss die Technik für ein Privacy-Training getestet werden?

Teste die komplette Technik 1 bis 2 Tage vorher und noch einmal kurz vor dem Einlass. Prüfe dabei Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Reduzieradapter, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam.

Wie viel Zeit brauche ich am Trainingstag für den Aufbau?

Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn für Raum, Registrierungstisch, Technik, Materialien und Kaffeebereich ein. Öffne den Raum nicht erst kurz vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.

Wann sollte ich das Catering für ein Privacy-Training bestätigen?

Bestätige das Catering spätestens 2 Tage vor dem Training. Zu diesem Zeitpunkt sollten die Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche in einer aktuellen Liste vorliegen.

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