Zo organiseer je een privacytraining zonder last-minute stress

Een privacytraining staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst datum, locatie en programma, daarna deelnemers, materialen en techniek. Plan niet alleen de inhoud, maar ook de registratie, koffievoorziening en werkvormen. Veel organisatoren controleren presentaties pas op de ochtend zelf en ontdekken dan dat een verloopadapter of verlengkabel ontbreekt. Met een bijgewerkte deelnemerslijst, geprinte werkbladen en een korte technische test begint de training rustig en kun je de aandacht bij privacy houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Trainingsprogramma opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Reminder aan deelnemers sturen
8
Presentaties controleren
9
Werkbladen afdrukken
10
Naambadges voorbereiden
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Catering bevestigen
13
Techniek testen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen

Event

15
Ruimte openen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
18
Trainingsmaterialen klaarleggen
2 personen
19
Koffiepunt inrichten
2 personen
20
Consumpties koelen
21
Registratietafel inrichten
22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Aanwezigheid registreren
2 personen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Privacytraining verzorgen
2 personen
26
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Interactieve oefeningen begeleiden
2 personen
29
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
30
Avondmaaltijd serveren
3 personen
31
Servies en afval verzamelen
2 personen
32
Vragenronde begeleiden
2 personen
33
Certificaten uitdelen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Techniek uitschakelen
2 personen
36
Materialen sorteren
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Afval wegbrengen
40
Materialen retourneren
2 personen
41
Presentaties archiveren
42
Bedankbericht versturen
43
Aanwezigheidsregistratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Registratietafel
Garderoberek

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verloopadaptersaantal 2
Presentatieklikker
Draadloze microfoon
Luidspreker
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Soeppannenaantal 2
Pollepelsaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Stationery

Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Flip-overblokkenaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 35
Privacycasuskaartenaantal 35
Certificatenaantal 35

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk drie weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Vraag direct om dieetwensen, zodat je catering niet pas op de laatste werkdag hoeft aan te passen.
Werk de deelnemerslijst twee keer bij: één keer na de aanmelddeadline en nogmaals 48 uur voor de training. Gebruik die lijst voor naambadges, werkbladen en de aanwezigheidsregistratie.
Test laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, verloopadapters, presentatieklikker en microfoon minimaal één werkdag vooraf. Controleer ook of stekkerdozen en verlengkabels lang genoeg zijn voor de gekozen opstelling.
Open de ruimte minstens 60 minuten voor aanvang. Zet tafels en stoelen klaar, richt de registratietafel in, leg notitieblokken en balpennen neer en sluit de presentatietechniek aan voordat deelnemers binnenkomen.
Richt het koffiepunt vóór de ontvangst in en koel consumpties vooraf. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee koppen koffie of thee per deelnemer en zet waterglazen zichtbaar op tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een privacytraining organiseren?: Leg datum, locatie en trainingsprogramma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je voldoende tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen, catering en materialen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een privacytraining klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de start voor de ruimte, registratie, koffie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten op de werkdag ervoor voor een volledige test van presentatie, laptop, projector en kabels.
Hoeveel deelnemers kun je met één registratietafel ontvangen?: Met één registratietafel kun je ongeveer 25 deelnemers vlot ontvangen als naambadges alfabetisch klaarliggen. Verwacht je meer dan 25 mensen, wijs dan een tweede persoon aan voor de aanwezigheid en vragen.
Hoeveel koffie en thee moet je regelen voor een privacytraining?: Reken voor het eerste uur op 2 koppen per deelnemer en daarna op 1 kop per persoon per uur. Zet daarnaast minstens 0,5 liter water per deelnemer klaar voor de trainingsduur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.