Prideoptocht organiseren: checklist en planning

Een Prideoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en regenboogvlaggen. Leg eerst datum, route en vergunningen vast en werk daarna toe naar deelnemers, verkeersveiligheid en techniek. Denk ruim vooraf aan verkeersregelaars, toiletten, stroom en hulpdiensten: die regel je niet altijd binnen een paar dagen. Deze checklist helpt je van eerste besluit tot briefing, routecontrole en uitvoering, met aandacht voor de spullen die op de dag zelf vaak ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
3 personen
Vergunning aanvragen
2 personen
Verkeersplan indienen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Hulpdiensten informeren
2 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Deelnemers uitnodigen
3 personen
Aanmeldformulier openen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Vergunning bevestigen
Aanmeldingen verwerken
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startvakken indelen
3 personen
Briefing versturen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Stroomvoorziening reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
Polsbandjes voorbereiden
3 personen
Routeborden maken
3 personen
Accreditaties afdrukken
2 personen
T-shirts sorteren
3 personen
Geluidsapparatuur testen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
4 personen
Weersverwachting controleren

Event

Start- en finishzone afzetten
8 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Decoratie ophangen
5 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Waterpunten vullen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Registratietafel inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Verkeersregelaars briefen
2 personen
Deelnemers registreren
6 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Deelnemers naar startvakken wijzen
6 personen
Optocht officieel openen
2 personen
Optocht begeleiden
12 personen
Publieksbegeleiding uitvoeren
8 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Fotopunt bemannen
2 personen
Programma afsluiten
2 personen
Deelnemers uitloop begeleiden
5 personen
Eindcontrole route uitvoeren
4 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Route schoonmaken
8 personen
Servies afwassen
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Materialen retourneren
3 personen
Borgingsmateriaal controleren
2 personen
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
Deelnemers informeren over vondsten
Locatie opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10
Portofoonsaantal 18
Megafonenaantal 4
Laptopsaantal 2
Mobiele pinapparatenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 8

Verkeersmateriaal

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 12
Routebordenaantal 24
Pionnenlampenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 12
Reflectievestenaantal 35
Gehoorbeschermingaantal 30
Zonnebranddispensersaantal 4
Handgelhoudersaantal 8

Decoratie

Regenboogvlaggenaantal 40
Vlaggenstokkenaantal 40
Ballonnenbogenaantal 4
Papieren slingersaantal 20
Stoepkrijtaantal 24
Pride-spandoekenaantal 12
Touwrollenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Herbruikbare bordenaantal 500
Herbruikbaar bestekaantal 500
Koffiekopjesaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 10
IJscontainersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterdispensersaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Voedseltangenaantal 12
Koelelementenaantal 40

Registratie

Registratiebannersaantal 3
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 700
Pennenaantal 60
Polsbandjesaantal 700
Accreditatiehoudersaantal 80
Cashboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 8
Bezemsetsaantal 8
Vuilniscontainersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met route, datum en vergunningaanvraag. Verkeersplan en veiligheidsplan moeten klaar zijn voordat je de route definitief communiceert.
Plan verkeersregelaars op basis van alle kruisingen en afzettingen, niet alleen op de start- en finishplek. Reserveer dranghekken, verkeerskegels, afzetlint en reflectievesten tegelijk met de personeelsplanning.
Open de aanmelding uiterlijk 6 weken voor de optocht en sluit die ongeveer 10 dagen vooraf. Gebruik de deelnemerslijst daarna voor startvakken, polsbandjes, accreditaties en dieetwensen.
Test geluidsapparatuur minstens 1 week vooraf op de geplande route. Controleer mobiele speakers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen; neem per portofoon of telefoon een opgeladen powerbank mee.
Maak een briefing die deelnemers 3 tot 5 dagen vooraf ontvangen. Zet daarin starttijd, verzamelplek, route, contactpersonen, weerscenario en aanwijzingen voor gehoorbescherming, EHBO en zonnebrand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Prideoptocht organiseren?: Start bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode regel je route, vergunning, verkeersplan, veiligheidsplan, hulpdiensten en leveranciers; deelnemerswerving en materiaalcontrole volgen daarna.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Prideoptocht aanvragen?: Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in, idealiter 12 weken voor de optocht. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt en wacht met definitieve communicatie over route en datum tot de vergunning is bevestigd.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig bij een Prideoptocht?: Plan minimaal één verkeersregelaar per te bewaken kruising of afzetpunt en voeg een coördinator toe voor de route. Maak de definitieve bezetting na de routecontrole, uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer verstuur ik de briefing naar deelnemers?: Verstuur de briefing 3 tot 5 dagen voor de optocht en stuur de belangrijkste startinformatie op de ochtend zelf nog eenmaal door. Vermeld daarin verzamelplek, startvak, route, contactnummer en veiligheidsafspraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.