Pride run organiseren: complete checklist

Een Pride run vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt vergunningen, verkeersveiligheid, EHBO, tijdregistratie, waterpunten en een duidelijke taakverdeling voor de wedstrijddag. Begin met datum, afstanden en start- en finishlocatie; leg daarna route, verzekering en verkeersplan vast. Deze checklist helpt je om de 88 organisatietaken in de juiste volgorde af te werken en te voorkomen dat shirts, toiletten, vrijwilligers of geluidsapparatuur te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstanden vastleggen
2 personen
Evenementdatum bevestigen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersplan afstemmen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Verkeersregelaars werven
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Route online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Shirts en startnummers bestellen
Medailleontwerp bestellen
Tijdregistratie reserveren
Fotograaf reserveren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Briefingdocument maken
Route bewegwijzering controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Deelnemerslijst printen
Weersverwachting controleren
Cateringhoeveelheden bevestigen
Materiaal verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Shirts en medailles klaarzetten
2 personen
Start- en finishzone opmeten
2 personen
Verkeersregelaars briefen
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Finishboog opbouwen
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Drankposten inrichten
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Deelnemers registreren
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Startgebied begeleiden
4 personen
Welkomstwoord verzorgen
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
Run starten
3 personen
Verkeer bij kruisingen regelen
12 personen
Deelnemers op de route begeleiden
8 personen
Dranken uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
4 personen
EHBO verlenen
3 personen
Tijden registreren
3 personen
Finishers verwelkomen
4 personen
Medaille en shirt uitdelen
4 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Foto's maken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

Verkeersborden verwijderen
6 personen
Routepijlen verwijderen
6 personen
Muziekinstallatie afbreken
2 personen
Tenten en startbogen afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Overgebleven catering verpakken
3 personen
Servies en materialen afwassen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Start- en finishzone controleren
2 personen
Tijdregistratiegegevens veiligstellen
2 personen
Materiaal tellen en inpakken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Foto's delen
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 12
Startnummersaantal 500
Startnummerbandenaantal 500
Deelnemersshirtsaantal 500
Finishermedaillesaantal 500
Drinkbekersaantal 2500
Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Veiligheidshesjesaantal 25
Verkeersregelaarsstokkenaantal 12
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Tijdregistratiesysteem
Fotocameraaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Cold packsaantal 30
Wegwerphandschoenenaantal 200
Pleistersaantal 200
Verbandrollenaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelcontainersaantal 6

Decoratie

Regenboogvlaggenaantal 30
Vlaggenstokkenaantal 30
Regenboogslingersaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en afstanden vast voordat je de inschrijving opent. Controleer vervolgens waar routepijlen, pionnen en verkeersregelaars nodig zijn en publiceer de route pas nadat de verkeersafstemming rond is.
Vraag vergunningen en controleer de verzekering ruim vóór de evenementdatum aan. Plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding, omdat een wijziging in route of startlocatie vaak opnieuw afstemming vraagt.
Reserveer EHBO, verkeersregelaars en vrijwilligers niet als losse eindjes. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een indeling met posten, telefoonnummers, portofoons, veiligheidshesjes en een briefingdocument.
Bestel shirts, startnummers en finishermedailles op basis van de aanmeldingen, met een kleine reserve. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, zodat catering en uitgifte niet op de ochtend zelf hoeven te worden aangepast.
Plan water, toiletten, afvalinzameling en stroom bij de start én finish. Test speakers, mengpaneel, microfoons en verlengkabels vooraf en leg powerbanks en zaklampen klaar voor de opbouw en afbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Pride run organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en locaties. Leg EHBO, verkeersregelaars, tijdregistratie, toiletten en catering uiterlijk 6 tot 8 weken voor de run vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Pride run?: Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger per routepost en extra mensen voor inschrijving, waterpunten, start, finish en opruimen. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodra het deelnemersaantal bekend is.
Wanneer open ik de inschrijving voor een Pride run?: Open de inschrijving pas nadat datum, afstanden, start- en finishlocatie en de hoofdlijn van de route zijn bevestigd. Een termijn van 6 tot 8 weken voor de run geeft deelnemers tijd om zich aan te melden en jou tijd om shirts en startnummers te bestellen.
Hoeveel water heb ik nodig bij een Pride run?: Plan minimaal één drinkpunt op de route en een uitgiftepunt bij de finish. Reken per deelnemer op meerdere bekers en houd extra waterjerrycans en koelboxen achter de hand voor warm weer of vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.