Pride Run organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pride Run braucht mehr als eine markierte Strecke und ein Startsignal. Du musst Genehmigungen, Verkehrsführung, Erste Hilfe, Zeitmessung und Helfer frühzeitig koordinieren. Gleichzeitig laufen Anmeldung, Shirts, Startnummern und Medaillen weiter, während am Veranstaltungstag Wasser, Lautsprecher und Beschilderung bereitstehen müssen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zum Briefing und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Entfernungen festlegen
2 Personen
Veranstaltungsdatum bestätigen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Start- und Zielort reservieren
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Verkehrsregler rekrutieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Route online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Shirts und Startnummern bestellen
Medaillendesign bestellen
Zeitmessung reservieren
Fotograf buchen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Toiletten reservieren
Müllentsorgung organisieren
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Briefingdokument erstellen
Wegbeschilderung kontrollieren
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Cateringmengen bestätigen
Material sammeln
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Shirts und Medaillen bereitlegen
2 Personen
Start- und Zielbereich vermessen
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Startbogen aufbauen
3 Personen
Zielbogen aufbauen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Getränkestationen einrichten
6 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Anmeldetische einrichten
3 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
6 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
2 Personen
Lauf starten
3 Personen
Verkehr an Kreuzungen regeln
12 Personen
Teilnehmer auf der Strecke begleiten
8 Personen
Getränke ausgeben
6 Personen
Getränke nachfüllen
4 Personen
Erste Hilfe leisten
3 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Finisher begrüßen
4 Personen
Medaille und Shirt verteilen
4 Personen
Obst und Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Fotos machen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Teilnehmer über die Abreise informieren
2 Personen

Nachbereitung

Verkehrsschilder entfernen
6 Personen
Wegweiser entfernen
6 Personen
Musikanlage abbauen
2 Personen
Zelte und Startbögen abbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
3 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Location reinigen
5 Personen
Start- und Zielbereich kontrollieren
2 Personen
Zeitmessungsdaten sichern
2 Personen
Material zählen und einpacken
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankesnachricht versenden
Fotos teilen
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
AnmeldetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 80
KegelAnz. 40
BänderAnz. 12
StartnummernAnz. 500
StartnummernbänderAnz. 500
Teilnehmer-ShirtsAnz. 500
FinishermedaillenAnz. 500
TrinkbecherAnz. 2500
KühlboxenAnz. 8
WasserkanisterAnz. 12
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
SicherheitswestenAnz. 25
Verkehrsregler-StäbeAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
PowerbanksAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
MegafonAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
Zeitmesssystem
FotokameraAnz. 2

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
IsolierdeckenAnz. 20
KühlpacksAnz. 30
EinweghandschuheAnz. 200
PflasterAnz. 200
VerbandrollenAnz. 30
DesinfektionsmittelAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
TellerAnz. 400
BestecksetsAnz. 400
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 6

Dekoration

RegenbogenflaggenAnz. 30
FlaggenstangenAnz. 30
RegenbogengirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Distanzen sowie Start- und Zielort mindestens 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Kreuzungen, Engstellen und die Wege für Rettungsfahrzeuge.
Beantrage Genehmigungen und stimme den Verkehrsplan früh ab: Für Sperrungen und Verkehrsregler solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Datum und Teilnehmergrenze bestätigt sind. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und benötigte Größen für die Teilnehmer-Shirts.
Bestelle Startnummern, Shirts und Medaillen mindestens 6 Wochen vor dem Lauf. Plane eine Reserve von etwa 5 Prozent ein, damit Nachmeldungen und beschädigte Nummern abgedeckt sind.
Erstelle das Helfer-Briefing spätestens 7 Tage vor dem Pride Run. Weise jeder Person einen festen Einsatzort und eine Schicht zu und prüfe Funkgeräte, Megafon, Powerbanks sowie Erste-Hilfe-Ausstattung am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pride Run organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Strecke, Genehmigungen, Versicherung, Start- und Zielort sowie Verkehrsplan benötigen meist den längsten Vorlauf.
Wie viele Helfer braucht ein Pride Run?: Plane mindestens eine Person pro Streckenposten, zusätzlich ein Team für Anmeldung, Start, Ziel, Verpflegung und Erste Hilfe ein. Für einen Lauf mit 100 bis 200 Teilnehmenden sind häufig 15 bis 25 Helfer realistisch.
Wann sollte die Anmeldung für einen Pride Run öffnen?: Öffne die Anmeldung etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin, sobald Route, Kapazität und Sicherheitskonzept feststehen. Schließe sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Startnummern und Verpflegung planbar bleiben.
Wie viel Wasser braucht man für einen Pride Run?: Rechne bei warmem Wetter mit etwa 0,3 bis 0,5 Litern pro Teilnehmendem und plane zusätzlich Wasser für Helfer ein. Stelle Trinkbecher, Wasserkanister und Kühlboxen mindestens einen Tag vorher bereit.

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