Checklist pour organiser une Course Pride

Une Course Pride se prépare comme une course sur route, avec en plus une coordination précise entre parcours, sécurité et animation. Commence par valider la date, l’itinéraire, les distances et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, réserve les lieux de départ et d’arrivée, organise les secours et recrute les signaleurs et bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, le ravitaillement, les dossards, les médailles et le briefing opérationnel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
Confirmer la date de l'événement
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Recruter des signaleurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Contacter les sponsors
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander des t-shirts et des dossards
Commander le design des médailles
Réserver le chronométrage
Réserver le photographe
Établir le programme musical
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Créer le document de briefing
Vérifier le balisage du parcours
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les quantités de traiteur
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les t-shirts et les médailles
2 personnes
Mesurer la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
Briefer les signaleurs
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les points de boissons
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Enregistrer les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Encadrer la zone de départ
4 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Lancer la course
3 personnes
Réguler la circulation aux intersections
12 personnes
Accompagner les participants sur le parcours
8 personnes
Distribuer les boissons
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Accueillir les finishers
4 personnes
Distribuer la médaille et le t-shirt
4 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Prendre des photos
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Démonter l'installation de musique
2 personnes
Démonter les tentes et les arches de départ
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Emballer le catering restant
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Vérifier les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
Sécuriser les données de chronométrage
2 personnes
Compter et emballer le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Flèches de directionqté 80
Cônesqté 40
Rubansqté 12
Numéros de départqté 500
Bracelets de dossardqté 500
T-shirts des participantsqté 500
Médailles de finisherqté 500
Gobeletsqté 2500
Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Gilets de sécuritéqté 25
Bâtons de régulation du traficqté 12
Lampes de pocheqté 12
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Système de pointage
Appareil photoqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Packs de froidqté 30
Gants jetablesqté 200
Pansementsqté 200
Bandes de pansementqté 30
Désinfectantqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettesqté 400
Couvertsqté 400
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 6

Décoration

Drapeaux arc-en-cielqté 30
Mâts de drapeauqté 30
Guirlandes arc-en-cielqté 20
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours et les distances avant toute communication : les autorisations, le plan de circulation, les signaleurs et le nombre de postes de ravitaillement en dépendent.
Ouvre les inscriptions seulement après avoir confirmé les capacités du lieu de départ et d’arrivée. Prévois une date limite pour recueillir les besoins alimentaires et commander les t-shirts et les dossards.
Répartis les bénévoles par poste et par horaire, puis transmets un briefing écrit au moins 7 jours avant la course. Ajoute les contacts d’urgence, les points de rendez-vous et les consignes de circulation.
Réserve le chronométrage, le photographe, les toilettes, le catering et le traitement des déchets plusieurs semaines à l’avance. Ces prestataires sont souvent plus difficiles à remplacer à la dernière minute.
Prépare un plan B pour la communication et l’énergie : talkies-walkies, mégaphone, batteries externes, rallonges et éclairage doivent être testés au moins 24 heures avant le départ.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une Course Pride ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de sécuriser le parcours, de réserver les prestataires et d’ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand demander les autorisations pour une Course Pride ?: Dépose les demandes au moins 8 à 12 semaines avant l’événement, ou plus tôt si le parcours utilise plusieurs rues. Attends la confirmation avant de publier un itinéraire présenté comme définitif.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une Course Pride ?: Prévois au minimum 1 bénévole par point de contrôle ou de ravitaillement, plus les signaleurs nécessaires aux croisements et une équipe de réserve d’environ 10 % du total. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours et du plan de circulation.
Quand commander les dossards, t-shirts et médailles ?: Lance les commandes environ 6 à 8 semaines avant la course, après avoir fixé les quantités et le design. Garde une marge de 5 à 10 % pour les inscriptions tardives, les erreurs de taille et les remplacements.

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